Управление корпоративным информационным контентом предприятия

Управление корпоративным информационным контентом (ECM)

Управление корпоративным информационным контентом предприятия

Для крупных и средних организаций и предприятий любых отраслей (с большим количеством подразделений и сотрудников), а также для географически распределённых организаций и предприятий (далее — организация) компания АРТВЕЛЛ предлагает услуги по автоматизации процессов управления корпоративными данными.

«АРТВЕЛЛ» предлагает автоматизацию на базе решений Enterprise Content Management (ECM), обеспечивающих комплекс необходимых средств для работы с различной корпоративной информацией: инструменты для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации; средства потоковой загрузки контента, управления веб-контентом; инструменты поиска, управления правами доступа и другие.

Решения ECM обеспечивают работу с любой неструктурированной информацией: текстовыми и электронными документами и таблицами, изображениями, чертежами, графиками, презентациями, видео- и аудиофайлами, сообщениями электронной почты, веб-страницами и другим информационный контентом, необходимым для работы организации.

Компания АРТВЕЛЛ оказывает полный спектр услуг по автоматизации управления информационным контентом для организаций и предприятий различных отраслей, обеспечивая создание целостной ИТ-инфраструктуры для хранения, управления, обработки и использования всех корпоративных данных организации на протяжении всего их жизненного цикла.

«АРТВЕЛЛ» предлагает ECM-решения, основанные на технологиях ведущих российских поставщиков ПО (таких как «1С»), в качестве эффективного инструмента для сокращения и оптимизации финансовых и временных издержек на обработку информационного контента организации.

Аналитики компании проведут комплексное предпроектное обследование всех информационных процессов организации и анализ состояния сферы ИКТ объекта, составят по результатам технико-экономическое обоснование проекта, разработают концепцию проекта и подробный организационный план внедрения.

«АРТВЕЛЛ» выработала обширную отраслевую экспертизу и предлагает ECM-решения, которые позволяют создать единое информационное пространство организации (или предприятия), обеспечивают своевременное предоставление информации в соответствии с необходимыми формами и способами получения и сочетают в себе все ключевые технологии и функции управления информационным контентом:

  • сервисы управление документами (Document Management, DM): экспорт и импорт документов, протоколирование изменений, контроль и управление версиями, средства обеспечения безопасности и разграничения прав доступа к информации и функциям управления.
  • сервисы управления образами документов (Document Imaging, DI): работа с бумажными документами, включая преобразование документов в электронный вид (сканирование и распознавание), а также связывание с существующими данными в системе.
  • сервисы управление записями (Records Management, RM): долгосрочное хранение и архивирование любых данных, автоматизированные средства для обеспечения соответствия документов законодательным и отраслевым нормам, государственным техническим стандартам (в частности ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).
  • сервисы управление потоками работ (Worklow): организация и управление бизнес-процессами, маршрутизация информационного контента, назначение рабочих задач, контроль выполнения бизнес-процессов, средства аудита.
  • сервисы управление веб-контентом (Web Content Management, WCM): автоматизация управления корпоративными веб-ресурсами для извлечения информации из внутренних хранилищ (например, репозиториев) и предоставления её посетителям сайта или пользователям корпоративного портала, а также управление взаимодействием c внешними пользователями (разграничение прав доступа к информации).
  • сервисы управление медиаконтентом (Digital Asset Management, DAM): управление мультимедийным контентом (графическими, видео- и аудиофайлами), а также маркетинговыми материалами.
  • сервисы управление знаниями (Knowledge Management, KM): средства для накопления и предоставление информации, обеспечивающие многократное использовать информационных активов организации.
  • сервисы управление коллективным взаимодействием (Collaboration): обеспечение совместной работы пользователей и поддержка проектных команд по подготовке и использованию документов.

Основные возможности и преимущества

  • управление информационным контентом в соответствие с требованиями законодательства и государственных технических стандартов (по управлению документами), в том числе требованиям к документообороту, делопроизводству и регламентированной отчётности;
  • обеспечение взаимодействия и совместной согласованной работы с корпоративным информационным контентом всех функциональных и структурных сегментов организации;
  • обеспечение «прозрачности» процессов обработки документов и другого информационного контента для всех пользователей системы;
  • персонифицированный доступ к информации и защита от несанкционированного доступа;
  • сертифицированные средства защиты информации, в том числе криптографическая защита с использованием средств электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
  • обеспечение возможности интеграции с другими приложениями и системами;
  • централизованное управление бизнес-процессами (маршрутизация информационного контента, назначение рабочих задач, трассировка маршрутов, контроль выполнения);
  • возможность автоматизированного сбора статистических данных о работе с информационным контентом для оперативного анализа, аудита и поддержки принятия управленческих решений;
  • модульная и легко масштабируемая архитектура системы;
  • комплекс средств для эффективного поиска информации и фильтрации данных (контекстный поиск, поиск по ключевым словам и выражениям, тематические фильтры и др.).

Эффект внедрения

  • интеграция всех контентно-ориентированных и процессно-ориентированных технологий в единую информационную среду организации;
  • организация согласованной информационной инфраструктуры для управления процессами документооборота всей организации;
  • минимизация необходимости развёртывания и поддержки большого числа технологий для реализации различных бизнес-задач;
  • обеспечение доступа к корпоративному информационному контенту для любых приложений организации.

Источник: http://www.Artwell.ru/services/upravlenie-korporativnym-informatsionnym-kontentom-ecm/

Управление корпоративной информацией. Карта технологий ECM. #основы #СЭД #ECMJ

Управление корпоративным информационным контентом предприятия

К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM более интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим некоторый теоретический базис.

В данной статье речь пойдет о технологиях, лежащих в основе управления корпоративной информацией. Разговор о технологиях ECM правильнее будет начать с определения Enterprise Content Management (ECM).

В среде профессионалов рынка ECM принято считать каноническим определение от AIIM (Association for Information and Image Management). Для этого заглянем в глоссарий (перевод).

Итак, по версии AIIM,

Управление корпоративной информацией – это совокупность стратегий, методик и инструментов, используемых для захвата, управления, хранения, защиты и доставки информации и документов, относящихся к бизнес-процессам организации.

В приведенном определении можно выделить два очень важных момента.

Первый момент. управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения.

Именно эта комплексность подхода позволила ECM выделиться в отдельную отрасль.

Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

Второй момент. ECM – это не только инструменты, то есть, информационные системы, но и стратегии и методики управления информацией.

Если нет понимания задачи и выработанной стратегии, если не разработаны и не соблюдаются методики, то внедрение ECM-инструментов не сможет решить задач организации.

Если нет инструментов, нет технологий, то методики останутся только на бумаге. В этой связке важны все три элемента: стратегии, методики, инструменты.

Можно сделать и еще один вывод: необязательно, чтобы ECM-задачи в организации решала бы единая ECM-система. Чаще всего, наоборот, для решения ECM-задач формируется инфраструктура, состоящая из различных аппаратных и программных компонентов, различных технологий, и работающая в рамках утвержденной методики.

Технологический парк ECM обширен, он постоянно пополняется новыми технологиями, и ECM-вендоры регулярно предлагают новые решения для существующих и новых задач.

Кроме того, чтобы адекватно применить или оценить технологию, важно понять ее место в единой задаче управления информацией.

На наш взгляд, самой наглядной иллюстрацией того, как соотносятся технологии ECM с решаемыми задачами, может служить «дорожная карта» от AIIM (или с переводом на русский и в формате pdf).

Поэтому мы, не мудрствуя лукаво, в своем рассказе о технологиях ECM также будем двигаться по «ECM-пути».

Захват (Capture)

На этом этапе жизненного цикла информация создается или импортируется в ECM-систему извне. С этого первого шага начинается движение информации в организации, и как следствие, возникает задача по управлению данной информацией.

Условно можно выделить два класса информации: создаваемой человеком и создаваемой приложениями. К первому классу относятся бумажные и электронные документы, различные заполненные формы и анкеты, мультимедийная информация (аудио, видео, изображения и т.п.

), а также информация на архивных носителях, доставшихся «по наследству», например, на микрофильмах.

  Ко второму классу (информация, создаваемая приложениями), относятся данные, выгружаемые из других информационных систем (ERP, CRM, специализированные системы), электронные формы, электронные данные, полученные по каналам электронного обмена.

На этапе захвата используются следующие технологии:

●    Сканирование документов. Эта технология позволяет в системе работать с образами бумажных документов, что не только многократно повышает удобство работы, но и делает возможным параллельную и удаленную работу с одними и теми же документами.

●    Распознавание образов документов (OCR/HCR/ICR/OMR/IDR).

Это целая совокупность технологий, включающая не только оптическое распознавание символов, но и такие «продвинутые» технологии, как интеллектуальное распознавание символов и даже целых документов, распознавание рукопечатных символов (используется при распознавании бумажных форм), распознавание меток.

●    Обработка форм. Формы могут быть бумажные, электронные или веб-формы. Заполненные формы пересылаются на участок обработки, где их содержимое заносится в систему.

●    Агрегация. Информация может поступать из разных источников, но в ECM системе должна быть представлена, как логически целая.

●    Интеграция. Информация в ECM-систему может поступать из других информационных систем. Интеграционному решению приходится решать массу задач: захват и преобразование данных и метаданных, сохранение юридической значимости информации и т.п.

●    Классификация. Полученная информация индексируется, классифицируется и категорируется, получает регистрационные номера, чтобы в дальнейшем была возможность найти информацию, а также на нее ссылаться.

Хранение (Store)

Информация, поступившая в систему, хранится в ней в соответствии с установленными для этого класса информации политиками.

Вопросы хранения могут быть рассмотрены на нескольких уровнях абстракции, от физических методов хранения информации, и до политик хранения и общей стратегии управления информацией в организации.

Поэтому в нашем списке используемых технологий также будут присутствовать технологии самого разного уровня:

●    SAN (Storage Area Network), NAS (Network Attached Storage), CAS (Content Addressable Storage), магнито-оптические диски, CD/DVD, дисковые и ленточные библиотеки, SSD, RAID.

Это целый парк технологий и периферийных устройств, предназначенных для хранения информации.

Выбор той или иной технологии обуславливается объемом информации, сроком хранения, параметрами доступа к ней пользователей, требуемым уровнем надежности и безопасности.

●    Файловые системы, CMS (Content Management System), базы данных, хранилища данных, репозитории. На этом уровне решаются вопросы организации хранения данных на уровне файлов, записей в базе данных, контента в хранилище и CMS.

Перечисленные технологии призваны решать следующие задачи, возникающие в процессе хранения:

●    Поиск

●    Контроль версий

●    Регистрация прибытия/убытия документов и информации

●    Блокировки

●    Аудит действий пользователей

●    Извлечение документов и информации.

На логическом уровне можно выделить управление политиками хранения. Это большая практическая тема, в которой множество подводных камней.

Как правильно установить срок хранения, чтобы бы были соблюдены нормативные требования и учтены интересы бизнеса? Что делать, если одни нормативные требования требуют, чтобы информация была сохранена, а другие, чтобы она была уничтожена? Эти вопросы постоянно приходится решать в организациях, и цена ошибки может быть очень высока.

Обеспечение сохранности (Preserve)

Обеспечение сохранности – это даже не этап, это отдельное направление деятельности, включающее в себя ряд задач:

●    Обеспечение юридической значимости информации

●    Перевод системы в специальные режимы (аудит, проверка и т.п.)

●    Восстановление информации, пострадавшей в результате катастроф природного и техногенного характера

●    Своевременная миграция в новые форматы и на новые носители (особенно актуально при долговременном хранении информации)

Для решения этих и других задач могут быть использованы различные инструменты и технологии:

●    Электронная подпись

●    Специальные архивные форматы, например, PDF-A

●    Вывод информации на архивные носители: бумага, микрофильмы

●    Резервное копирование и восстановление информации

●    Контролируемая конвертация и перенос на другие носители

Управление (Manage)

Информация, которая обращается в организации и хранится в ECM-системе, только абстрактно представляет собой что-то логически целое. На практике выделяют несколько классов, и, соответственно, несколько отдельных видов деятельности или дисциплин:

●    Управление документами (Document Management)

●    Управление информацией, значимой с точки требований законодательства или бизнеса (Records Management)

●    Управление цифровыми активами (Digital Asset Management)

●    Управление электронной почтой (Email Management)

●    Управление веб контентом (Web Content Management)

●    Организация взаимодействия (Collaboration)

●    Управление бизнес процессами (Business Process Management, Workflow).

Стоит сказать сразу, что эти задачи могут пересекаться и включать в себя другие, и выделение этих дисциплин носит достаточно условный характер.

Аутсорсинг (Outsourcing)

Организации не обязательно делать все самой, это может быть просто экономически невыгодно. Например, организация может отдать на аутсорсинг хранение документов. В настоящее время нет недостатка в организациях, предлагающих внеофисное хранение документов.

Документы подшиваются в папку, папки складываются в короб, короба хранятся на специальном складе, оборудованном всеми необходимыми средствами (поддержания климата, пожаротушения, автоматической транспортировки и т.п.).

Хранение производится в обезличенных коробах, и даже если злоумышленник попадет в хранилище, он не сможет без доступа к внутренней системе определить, где хранятся документы определенной организации.

Для удобства пользования документы перед помещением в короба могут быть отсканированы, а скан копии переданы заказчику или ему предоставляется доступ к этим данным. Для оперативной работы используются скан-образы, оригиналы извлекаются из хранилища только в исключительных случаях.

Также сюда можно отнести использование облачных ECM-сервисов, но об этом также поговорим  отдельно.

Доставка (Delivery)

Хранение информации в ECM-системе – не самоцель, информация постоянно используется в повседневной деятельности. Поэтому в сферу деятельности ECM-систем входит организация ее доставки потребителям. Можно выделить следующие задачи:

●    Управление правами доступа. В системе, как правило, хранится информация, предназначенная для разных групп пользователей. Поэтому невозможно представить себе ECM-систему без механизма управления правами доступа.

●    Управление отчетами, печатью и публикациями.

Результатом ряда бизнес-процессов является бумажный или электронный документ, доступ к другой информации осуществляется через интернет и интранет порталы.

Или же затребованные документы отправляются электронной почтой или по другим каналам связи. Все эти процессы должны осуществляться в соответствии с утвержденными методиками и стратегиями.

●    Организация доступа с мобильных устройств. Наверно, самое динамично развивающееся направление в сфере ECM, так как удаленная и мобильная работа с корпоративной информацией для ряда сотрудников становится уже не вспомогательным, а основным сценарием.

●    Межведомственный электронный документооборот (МЭДО). Также одно из динамично развивающихся направлений. Отказ от бумаги и переход на элеткронный документооборот между организациями позволяет кроме экономии на бумаге, печати и расходов на доставку, позволяет организовать совместную работу над документами, увеличить скорость и эффективность взаимодействия.

Для решения этих и других задач используется современные и проверенные временем технологии:

●    Управление правами доступа к цифровой информации (DRM, Digital Rights Management), «водяные знаки» (Watermark)

●    Электронная подпись, инфраструктура публичных ключей подписи (PKI, Public Key Infrastructure)

●    Преобразование (Transformation), форматирование (Format), сжатие (Compression) и объединение (Syndication) информации

●    XML, JSON, SOAP, REST.

В следующих материалах раздела Основы мы продолжим рассмотрение технологий, о которых важно знать для понимания концепции Enterprise Content Management.

Источник: PCWeek

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=4808379

Презентация: Управление корпоративным информационным контентом предприятия

Управление корпоративным информационным контентом предприятия

1. Системы управления корпоративным контентом (ECM – Enterprise Content Management).2. Получение, хранение и предоставление контента в ECM.3. Измерение и оценка контента.

2

Слайд 2: Системы управления корпоративным контентом (ECM – Enterprise Content Management)

1.1. Понятие ECM (Enterprise Content Management)1.2. Краткая история ECM.1.3. Преимущества Enterprise Content Management (ECM)

3

Слайд 3: Понятие ECM (Enterprise Content Management)

К неструктурированной информации относят документы, электронные таблицы, презентации, электронные письма, аудио- и видеофайлы, отсканированные документы, CAD-файлы и другие функционально-графические документы.Документы, переводимые в электронный вид, условно делят на:формализованные,неформализованные,специальные.

4

Слайд 4: Понятие ECM (Enterprise Content Management)

Самой важной задачей является сохранение внутрифирменной информации под контролем.

5

Слайд 5: Понятие ECM (Enterprise Content Management)

Вопросы:Куда поместить множество электронных писем?Что делать с электронно-подписанной бизнес-корреспонденцией?Куда помещать данные по налогам?Как передавать информацию из неорганизованной файловой системы?Как консолидировать информацию в репозитории, который могут использовать все?Как получить один логин для всех систем?Как создать единообразный входной лоток для всей входящей информации?Как быть уверенным, что никакая информация не теряется и не игнорируется?И др.

6

Слайд 6: Понятие ECM (Enterprise Content Management)

Дисциплина ECM (Enterprise Content Management) включает комплекс стратегий, методик и инструментов, обеспечивающих сбор, управление, хранение и предоставление сотрудникам организации корпоративного контента.ЕСМ позволяет управлять неструктурированной информацией компании вне зависимости от ее формы.

7

Слайд 7: Понятие ECM (Enterprise Content Management)

Можно считать, что ЕСМ – дисциплина зрелая и развитая. За тридцать лет ее существования и развития накоплен значительный объем международных стандартов и эффективных практик, связанных с разработкой, внедрением и использованием ЕСМ-решений.Главный двигатель эволюции ECM – развитие информационных технологий и изменение потребностей бизнеса.

8

Слайд 8: Краткая история ECM

В перспективе ECM стремится решать следующие задачи: –  способствовать превращению хранилищ контента в Интернете и в организациях в интегрированные, доступные для поиска и совместного использования, проверяемые и постоянно поддерживаемые источники; –  превращать идеи в ценное и исполнимое знание посредством совместной работы; –  защищать идеи организаций, одновременно обеспечивая распространение и продвижение тех из них, которые заслуживают широкого общественного внимания.

9

Слайд 9: Краткая история ECM

Имеется общий набор служб, которые используются совместно в рамках независимых приложений по управлению контентом.

Каждый тип контента требует отдельного функционала, например,  – управление файлами или хранилищем цифровых или физических записей;  – надежное преобразование видео файлов или цифровых активов (например, преобразование файлов Adobe Photoshop в различные форматы с изменением разрешения и размеров);  – WYSIWYG редакторы, схемы и шаблоны или модели динамической и статической публикации для Web-сайтов – все эти независимые системы управления контентом используют общий набор служб и функционала.

10

Слайд 10: Краткая история ECM

Единая система ECM предоставляет такой набор возможностей в одном решении для всех типов контента. Любые другие функции управления контентом можно добавлять или удалять в рамках этой единой платформы, в зависимости от требований бизнес-приложения.

Единая ECM предоставляет полный набор функций по управлению контентом, включая управление документами и изображениями, управление Web-контентом, цифровыми активами, записями и хранением.

Все это осуществляется в рамках единой платформы, что устраняет необходимость интеграции различных ECM-компонентов

11

Слайд 11: Краткая история ECM

Единая платформа ECM предлагает полный набор функциональных возможностей для управления контентом, включая управление документами и изображениями, управление Web-контентом, цифровыми активами, а также записями и хранением – и все эти функции возможны на единой платформе.

12

Слайд 12: Краткая история ECM

Преимущества единой системы ECM для пользователей следующие:Простота использования, связанная с тем, что функции управления документами и изображениями, цифровыми активами, Web-контентом и записями доступны через интуитивно понятный Web-интерфейс.Более высокая производительность, поскольку пользователи могут совершать все связанные с контентом операции в одном и том же месте.Более быстрая адаптация, что повышает ценность системы для всех пользователей.

13

Слайд 13: Преимущества Enterprise Content Management (ECM)

ECM позволяет контролировать доступ к контенту, проводить аудит и отслеживать данные аудита, автоматизировать процесс публикации контента на основании согласованных политик, что сводит к минимуму риски и позволяет управлять контентом в течение его жизненного цикла.ECM позволяет доставлять нужный контент нужным людям на нужное устройство и в нужном формате.ECM – это автоматизация процессов управления контентом.

14

Слайд 14: Преимущества Enterprise Content Management (ECM)

ECM помогает предприятию:Улучшить взаимодействие и взаимоотношения в рамках предприятия, а также улучшить связь с Веб-сайтами, внутренними сетями и учетными системами.

Обеспечить соответствие требованиям нормативных и регламентирующих документов.

Многократно использовать один и тот же контент на предприятии и за его пределами для повышения эффективности работы сотрудников и сокращения затрат на доставку, печать и хранение.

15

Слайд 15: Определение ECM

ECM — это управление всеми формами информации в организации. ECM призвано обеспечить сбор информации, ее хранение и предоставление в качестве корпоративного актива в соответствии с такими критериями, как систематичность, естественность и возможность повторного использования.

16

Слайд 17: Определение ECM

Перспектива предприятия дает унифицированное и всеобъемлющее описание всех функций распространения, применения, публикации, получения информации, ее сбора (или добавления в систему) и доступа к ней.  Перспектива предприятия определяет, где и как работает ECM.

18

Слайд 18: Определение ECM

Перспектива предприятия дает унифицированное и всеобъемлющее описание всех функций распространения, применения, публикации, получения информации, ее сбора (или добавления в систему) и доступа к ней.  Перспектива предприятия определяет, где и как работает ECM.

19

Слайд 19: Определение ECM

Понятие « контент » охватывает все многофункциональные компоненты, информацию, данные (структурированные или неструктурированные), записи, правила, структуры, темы и шаблоны. Понятие « контент » определяет, что составляет ECM.

20

Слайд 20: Определение ECM

Управление включает коммуникации, процессы, потоки работ, совместную работу, взаимодействие и обмен с широким кругом контрагентов. Здесь определяется, кто задействован в ECM, а также, почему и когда они вступают во взаимодействие.

21

Слайд 21: Определение ECM

Ключевым элементом базовой модели процесса ECM является жизненный цикл контента.  В него входит управление получением, хранением и предоставлением контента в масштабе организации. Все эти действия имеют три измерения: предприятие, контент и управление.

22

Слайд 22: ВЫВОДЫ

ECM — дисциплина, обеспечивающая всеобъемлющее, многофункциональное и интерактивное управление корпоративной информацией. Это зрелая концепция, учитывающая потребности бизнеса и ИТ.

Она предоставляет организациям преимущества, принесшие успех Интернету: доступность, возможности совместной работы и многообразие контента.ECM охватывает комплекс стратегий, методик и инструментов, обеспечивающих сбор, управление, хранение, сохранение и предоставление контента.

Данная дисциплина позволяет управлять неструктурированной информацией компании вне зависимости от ее формы.

23

Последний слайд презентации: ВЫВОДЫ

3. Объяснены три ключевых процесса для ECM: получение, хранение и предоставление. Каждый из них может быть описан с точки зрения предприятия, контента и управления.

Для создания непротиворечивой и полной модели предоставления для ECM компании необходимо найти решение в каждой из этих девяти сфер.4. Применение оценки стоимости контента является важным элементом сохранения и оценки преимуществ, а также реагирования на изменения рынка.5.

Для измерения оценки общего уровня активов предприятия необходимо создавать ключевые показатели эффективности (KPI).

Источник: https://slide-share.ru/upravlenie-korporativnim-informacionnim-kontentom-predpriyatiya-192699

Закон24
Добавить комментарий