Образец письма извинения. Письмо с извинениями от организации пример образец. Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг

Письмо с извинениями от организации пример образец

Образец письма извинения. Письмо с извинениями от организации пример образец. Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг

Коды Codes Форма № 1 по ОКУД Form #1 of OKUD Дата (год, месяц, число) Date (YYYY MM DD) Организация / [Предприятие / Юридическое лицо] Organization / [Enterprise / Legal entity] по ОКПО according to OKPO / [as per OKPO] Идентификационный номер налогоплательщика Taxpayer identification number ИНН TIN Вид деятельности Activity type / [Company profile] по ОКВЭД according to OKVAD / [as per OKVAD] Организационно-правовая форма/[форма собственности] Legal organizational form / [Form of business ownership] Товарищество LLP – Limited liability partnership ООО LLC – Limited liability company ЗАО CJSC – Closed joint stock company / [PLC (в США) — Private limited company / Ltd (в Великобритании) — Private company] ОАО OJSC – Open joint stock company / [PLC (кроме США) — Public limited company / Public company] по ОКОПФ/ОКФС as per OKOPF/OKFS Единица измерения Unit of measurement / [UM] тыс. руб.

Письмо-извинение

Важно Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом 1. Искренне извиняемся.

Вас за вчерашнее опоздание на встречу 2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась 3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время 4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата).

Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для.

Вас время 5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей 6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу 7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на.

Справочник адвоката

Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики. Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков.

Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки.
Поэтому составлять подобные письма должен уметь каждый секретарь. Причем делать это нужно качественно и искренне.

Когда требуется писать письмо-извинение

  • Нарушение обязательств по договору. Данная причина является одной из самых распространенных. При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова.

Письмо-извинение образец бланк

Первый абзац письма должен содержать само извинение (одного извинения на все письмо будет достаточно). Второй абзац полностью описывает причины и проблемы, по которым возникла текущая ситуация, которая и потребовала письменных извинений. При этом не следует намеренно занижать масштабы события, называя его маленькой оплошностью или недоразумением.

В случае, даже если ваша организация не считает себя виноватой, это не должно быть заметно в письме. В противном случае весь смысл извинений исчезает, а вина так и остается не заглаженной. Новые статьи Последний абзац необходимо посвятить огорчению и сожалению по поводу возникшей ситуации.

Также можно указать меры, которые были приняты, чтобы подобных ситуаций больше не возникало. Письмо с извинениями клиенту (пример представлен ниже) может также содержать информацию о бонусах, предоставленных дополнительно в качестве извинений.

Как написать письмо-извинение

Goods accepted on commission Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов Indebtedness of insolvent debtors written off to losses Обеспечения обязательств и платежей полученные Securities received for obligations and payments Обеспечения обязательств и платежей выданные Securities given for obligations and payments Износ жилищного фонда Depreciation housing facilities stock Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов Depreciation of land improvement facilities and other similar objects Нематериальные активы, полученные в пользование Intangible assets received for use Руководитель Managing director / [CEO] Главный бухгалтер Chief accountant подпись signature расшифровка подписи clarification of signature / [printed name] Пояснение: через слеш в квадратных скобках ”/ [ ]” приводятся разные варианты, возможные для применения.

Письмо извинение

Тут постарайтесь второй раз не применять слово «извините», а также его производные. Необходимо, чтобы письмо-извинение давало понять пострадавшей стороне, что руководитель организации серьезно озабочен и встревожен произошедшим, и не пустит дело на самотек.

После следует новое предложение, которое описывает принятые меры. Внимание Совершенно неправильно писать «виновные будут наказаны», «мы разберемся», в этой части основного текста не приветствуется будущее время.

Нужно писать так, словно служебное разбирательство уже подошло к завершению, и виновники привлечены к ответственности. Заключение – выражается надежда, что подобное впредь не повторится, и партнерские отношения не пострадают.

Если это приемлемо и уместно, письмо-извинение, можно отправить вместе с красивым букетом цветов, презентовать бутылку хорошего конька, возможно подобный подарок позволит загладить вашу вину.

Бланкер.ру

Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и. Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы 9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений Извинения за задержку оплаты счетов 1.

Через небрежность бухгалтерии. Ваши счета оказались вовремя не оплаченным. Оплата будет осуществлена ??немедленно. Извините за задержку 2. Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим 3.

К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести. Вам деньги. Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой 4. Нам очень жаль, что. Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность 5.

Правила этикета и деловой переписки диктуют нам не оставлять без ответа любые предложения партнёров, сообщать о своих действиях, если эти действия затрагивают сложившиеся отношения, извиняться за неудобства, случившиеся по вашей вине.

Зачем извиняться В принципе, это не обязательно и не влечёт никаких последствий в соответствии с законодательством. Но это официальная сторона дела.

С другой же стороны, поддержание диалога с партнёрами, уведомление их о своих действиях, в том числе и письменные извинения за причинённые неудобства, как нельзя лучше отражаются на деловой репутации, позиционируют вас как надёжного компаньона.

Своевременное написание письма-извинения может предотвратить негативные последствия для отношений, заключенных с кем-либо, которые связаны будут с Вашим проступком.

Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника 9. Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила.

Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів). 10. После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня. 11.

Текст письма-извинения не очень разниться от обычного делового письма. В обоих случаях, оформляется получатель, тема самого письма, и обращение. Желательно, в теме не делать акцент на том, что это извинения, лучше сделать ее нейтральной, к примеру «О постановках по контракту №254-Д-КП», или вообще ничего не указывать.

Помимо этого, не обязательно указывать кто исполнитель. Письмо-извинение подпишет топ-менеджер организации, главное, чтобы это все выглядело не слишком формально.

Нужно добиться того, чтобы создалось впечатление, что руководитель компании осведомлен о проблеме и готов лично принести свои извинения пострадавшей стороне.

Составленное письмо распечатывают на корпоративном бланке, его подписывает руководитель, после оно регистрируется и отправляется фирме-адресату. Текст письма-извинения По своей форме текст подразделяется на 3 части: вступление, основная часть, и заключение.

Только откровенное признание своей вины способно сохранить дальнейшее расположение к его составителю и, возможно, деловые контакты с ним. Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:

  • выражение сожаления и глубокой обеспокоенности в связи со сложившейся ситуацией;
  • искреннее извинение за доставленные неудобства;
  • объяснение дальнейших действий составителя, направленных на устранение возникшей проблемы и избежание ее повторений в будущем;
  • напоминание о большой важности для составителя факта дальнейшего совместного сотрудничества с адресатом.

При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…». Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя.

Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д.

Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность. Например: Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила. Например: Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Источник: http://law-uradres.ru/pismo-s-izvineniyami-ot-organizatsii-primer-obrazets/

Образец письма извинения за задержку оплаты

Образец письма извинения. Письмо с извинениями от организации пример образец. Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг

В том случае, если у составителя письма нет печати (у физического лица или индивидуального предпринимателя), достаточно только его подписи.

  • Наличие подписи руководства и главного бухгалтера.
  • Дата составления документа.
  • При написании письма формулировка «гарантийное письмо» не принципиально должна встречаться в тексте. Будет также нелишним (и к тому же это вызовет доверие со стороны кредитора), если в письме будут указаны штрафные санкции за невыполнение обязательств в оговоренный срок. Какие формулировки использовать при подготовке гарантийного письма Чтобы как можно правильнее сформулировать суть заверения, необходимо знать какие формулировки наиболее четко его отразят.

Деловое письмо извинение

Внимание Очень жаль, но мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации . С. . Уважаемые господа! . Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить. Вали о большой задолженности нашей фирме, которая продолжает расти.
Мы всегда пытались понять.

Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность ность превышает все предыдущие, а срок оплаты давно минув. . Надеемся,. Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд .

Претензионное письмо о погашении задолженности — образец претензии Суть гарантии и когда она подается В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене.

Письмо с извинениями от организации пример образец

Со своей стороны, мы обещаем приложить все усилия, чтобы ускорить процесс изготовления, и доставить туфли в течение 5 рабочих дней. С уважением и надеждой на понимание, Нестор Романов, основатель.

Письмо №5: Уважаемый Арсен Александрович! К сожалению, мы вынуждены сообщить, что на данный момент указанная вами позиция в заказе отсутствует на складе, и, со слов представителей компании-поставщика, будет доставлена к нам 5 мая 2018 года.

Письмо о задержке поставки товара

Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая 7118 Письмо-извинение Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п. Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например: Уважаемые господа! в концернашого концерну.

. Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов ‘связываемся возместить. Вам ущерб. Надеемся, что.

Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений. Еще раз просим прощения. Сою … ТИПОВЫЕ оборот Извинения за задержку поставки товаров 1.

Извините за задержку поставки товаров. Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты 2.

Письмр о вынужденной задержке оплаты

Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов. Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской.

Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами. Например:

  • «Возникли проблемы на таможне.»
  • «Из-за халатности логистической фирмы, которая предоставляет услуги по перевозке товара».
  • «Из-за задержек поставок от дистрибьютора».
  • «Из-за проблем компании-партнера и пр.».

Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара.

Письмо — извинение за задержку поставки (образцы)

Важно письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов тошо.

Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт. Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.
Например: . Уважаемый! .

В настоящее время многие финансовые организации не могут своевременно оплачивать купленные товары и услуги в силу тех или иных причин. Для погашения подобных финансовых обязательств может пригодится специальное письмо об оплате задолженности.

Финансовые трудности особенно сильно ударяют по компаниям малого сегмента бизнеса. В результате этого поставщики могут столкнуться с дебиторским типом задолженности.

Этикетные письма

В случае, если компания получит отрицательный ответ, то необходимо оплатить полную сумму, а также штрафы и пени, в срок, указанный в первоначальном договоре. Кредитор может отказаться от данных обещаний о переносе срока оплаты обязательств.

Именно поэтому необходимо всегда держать данное письмо при себе. Документ является законным обоснованием переноса. Наиболее безопасным вариантом является подписание двустороннего соглашения с контрагентом.

Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая 7113 Письмо-напоминание Это служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, так как причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая си итуация, в которой он оказался.

Письмо извинение за задержку оплаты образец

Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом 1. Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу 2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась 3.

Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время 4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для.

Вас время 5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей 6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу 7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на.

Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для.

Справочник адвоката Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики.

Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков.

Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки.Поэтому составлять подобные письма должен уметь каждый секретарь. Причем делать это нужно качественно и искренне. Когда требуется писать письмо-извинение

  • Нарушение обязательств по договору.

Источник: https://obrazrp.ru/obrazets-pisma-izvineniya-za-zaderzhku-oplaty/

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Образец письма извинения. Письмо с извинениями от организации пример образец. Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

I. Как правильно написать письмо клиенту
II. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
1. Письма холодным клиентам
2. Письма-напоминания 
3. Письма после встречи
4. Если клиент не выходит на связь

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему SalesapCRM!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Назад

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Назад

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Назад

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Назад

Внедрите SalesapCRM!

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.

Любовь Аброськина

e-mail письма клиентам шаблоны

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Apology Emails: Best Practices and Examples — Stripo.email

Образец письма извинения. Письмо с извинениями от организации пример образец. Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг

On average, customers’ satisfaction with eCommerce makes 82% (Statista’s data). It does seem a good result, but, in fact, it means that 18 100 customers are displeased with your service. And in most cases, a simple yet sincere Apology Email is capable of changing the situation for better.

Tips on how to write an apology letter to customers

Certainly, each situation requires deep consideration and consequently is supposed to have its unique standards, yet apology emails are to be divided into two major groups:

  1. Emails when you respond saying you’re sorry;
  2. Apology emails initiated by you.

1. Emails, when you respond saying you’re sorry

  • respond as soon as possible

Your customer is already unsatisfied with the issue occurred, don’t make him or her wait. Besides, by providing a prompt response, you may help the customer solve the problem right on time;

  • always notify the customer/client you have received the email

If you cannot solve the issue right away, then notify you have received the email and that their question is held in consideration by those who are in charge. Once the email is forwarded to another department, hurry to inform customers about that, too;

  • explain the root of the problem

Always explain the reason that caused this issue as clients have rights to know. But stay polite — don’t blame it all on one person or another company. First of all, customers are not interested in it. They would love to know you are aware of the problem, and that you are working on it. Second of all, this is very immature and can ruin your reputation in the eyes of the clients;

No matter whose fault it is — servers went down not on your side, or it might have been caused by a natural disaster, or an intern wasn’t helpful enough over the phone — in the apology email to client, you still should say you’re sorry for the inconveniences the issue have caused, for the late delivery or for the bad service your company has provided;

  • make the subject line clear

In the subject line, you are to specify why you are reaching out to the client. As long as this is a response, mention this.

Either “We’re still working on the issue”, or “Response to your request”, or
even “Re: Late delivery of order NUMBER” will do;

Apology email where you’re not the initiator can be actually called an apology letter to a customer as it normally goes as a plain text one.

A well-designed HTML email response may be considered as a waste of time. Especially, if the issue is the case of emergency and requires an immediate reply.

Note: the situation with the apologize emails you initiated is quite the opposite — a beautiful design here will be considered as care and respect.

2. Apology emails initiated by you

Prior to running your apology email campaign, you should consider how much this issue influenced the customers/clients and how many of them may have experienced this issue, and what is important — how you are going to work things out.

In my opinion, we should always beg our users’ pardon once the system outage or technical issues have occurred no matter how hard it may have influenced everyone as people trusted in us, and we were not able to provide proper service.

a) think about the time when to send apology email newsletters out

Here, everything depends on the reason why you are reaching out to your subscribers:

  • Website outage — the problem notification

It’s better to send out the emails right away. Website users need to know the problem is not on their end. Would be great if you could provide them with the information regarding when the site works again. And promise to inform the users once the problem is solved;

  • The website outage — notification everything works ok

When the issue is fixed, you should hurry to inform the users about it. But take your time to work on the design. And here, you should once again say that you’re sorry and offer some discount to users as a “thank you” for being loyal and patient;

  • The website maintenance —  information on the dates and the exact time

When you are going to perform maintenance, your site may be shut down. Certainly, it’s preferable to do it at night, when the vast majority of your customers are sleeping, but you still should warn them. Send these emails a few days prior to the Day X, and place a proper copy on your website;

  • An event-triggered email sent many times — an apology

There’s no strict recommendation regarding the time here. But it would be better if you wait for some time, an hour or two to let users catch their breath. When being irritated by the numerous emails within a short time, they may move this business apology letter for a mistake to trash without reading it.

Another important thing here is to stop the scenario, fix the issue and only then turn it on again.

b) offer a discount

Here you should think of how to fix the situation and how to beg customers’ pardon:

  • An issue with the discount

We create promo email campaigns to endear customers to our brand and to convince them buying from us. But sometimes it happens that the discount system does not work and customers have to pay a full price. Pretty awkward.

Here you should take your time to create a beautiful, professional apology email that convinces customers to stay loyal with your brand and not to unsubscribe from your newsletters. In these emails, let prospects know you are well aware of the issue, that you are extremely sorry (and you should be) and that you want to make things better

  • Subscribers did not receive event-triggered emails

It really upsets a lot when you get registered with a website, and wait for a subscription confirmation to start using the tool/shop right away. But you get nothing.

In such situations, when it’s about an online store, sometimes I just go to another site. But when this is a tool and I need it now, it really upsets that I can’t use it and does not make a good first impression about this site.

Beg customers’ pardon by offering them some discounts or free shipping.

This is a perfect example of an apology email example — the girl looks she’s shy, the design is simple, and the copy is clear!

c) say you’re sorry

No matter how generous the discount is, users would love to hear your apology.

It can be anything: from “Oops, our bad” to “Please, accept our sincere apologies”

d) subject line — it should mirror the email content

This is the last but not the least of the apology email best practices.

It definitely should be clear, but nobody’s asking you to be very serious and straight in this question. Use your imagination and stick to your brand style.

“We’re sorry” — by Boots;

“We’re sorry_Topshop has been misbehaving and we want to apologize” — by Topshop;

“Whoops, we hit the wrong button” — by Pet Supplies Plus;

“Meow. Our goof is your gain. Additional 10% off today only” — by Fab;

“Sorry, we’ve slipped up” — by MyOffers.co.uk;

“When things go wrong — sorry!” — by Forever21.

e) signature

Emails, initiated by your company, should be sent on behalf of the person who made a mistake or on behalf of a CEO.

Don’t hesitate to add the CEO’s photo in email signature and specify a position of a person who is in charge for this particular campaign.

Apology email examples

Here, we’re going just to show a few examples of apology letters and HTML emails that were initiated by brands. These emails took us by surprise.

Example 1. Dorothy Perkins — Offer that is no longer valid

Email marketers of the Dorothy Perkins just got straight to business — there’s no superfluous information in it.

That’s a perfect way to notify subscribers about the mistake.

Example 2. Forever21 — Website low speed

This is a good example of apology email. Not only this brand asked customers’ pardon, but managed to stick to the company’s style and design.

Example 3. Graham and Green — a technical glitch

This brand made a very thematical design that totally fitted the situation — images of tools made us understand there was a technical issue. But these “tools” inherited pink after the company logo main color.

Just a brilliant sample of an apology email.

Example 4. Boden — inappropriate print

In fact, this was an April Fool’s email, but sometimes brands have to withdraw their products. And this email can serve as a good example.

In such emails, you are to explain the reason for what happened, then provide customers with details on how they can give your products back to you and get their money back.

Example 5. Not on the high street — no messages

What makes this email great? First of all, it’s the design. And second of all, it’s clear yet cute copy.

Example 6. Pet supply — incorrect information

It happens quite often when email marketers provide subscribers with incorrect information.

It normally happens for one reason — email marketers have to work on 3 emails at once, consequently, they do not have time to proofread the emails several times.

The email simplicity is its strong feature. “Oops, our bad” seems quite informal yet polite.

Summary

When done properly, apology emails can turn into an effective promo campaign and bring you even more profit as this is a good way to remind about yourselves again (works only with the emails you initiated). But only when it happens quite seldom!!

To accomplish this mission, when creating an apology email, make sure to:

  • Respond on time;
  • Make the design sweet and not too festive;
  • Stick to your brand’s style and design;
  • Make a proper announcement on your website.

You are welcome to use our free HTML email templates. Save the footers and headers to your personal content library. And when there’s a need to create an apology email fast, you will only have to make a fitting banner, pull the footer and header in your template — and the email is ready to go!

If you have any questions or concerns, let us know via  or email.

Источник: https://stripo.email/blog/apology-emails-best-practices-examples/

Составляем письмо-извинение правильно

Образец письма извинения. Письмо с извинениями от организации пример образец. Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг

Всем секретарям очень часто приходится составлять различные письма, в том числе и с извинениями.

Оформление текста письма-извинения может стать настоящей проблемой, если не знать правил делового этикета и требований к оформлению.

В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить письмо извинение (образцы писем доступны для скачивания) как для организации, так и для клиентов компании.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в каких случаях нужно писать письмо-извинение?
  • содержание письма извинения;
  • наглядные примеры оформления писем с извинениями.

В каких случаях нужно писать письмо-извинение?

Понятно, что составлять письмо с извинениями требуется в том случае, когда их действительно требуется принести. Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики.

Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков. Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки.

Поэтому составлять подобные письма должен уметь каждый секретарь. Причем делать это нужно качественно и искренне.

Когда требуется писать письмо-извинение

  • Нарушение обязательств по договору. Данная причина является одной из самых распространенных. При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова.

    Однако следует понимать всю серьезность нарушений, вполне возможно, что одних извинений будет недостаточно и понадобится дополнительно отправить подарок, предоставить скидку и т.д.

  • Некорректное поведение сотрудников компании также требует принесения извинений.

    В данном случае важно понимать, что каждый сотрудник компании является ее лицом и его поведение скажется в целом на репутации всей организации.

  • Форс-мажор. Никто не застрахован от форс-мажорны ситуаций, которые могут отрицательно повлиять на деятельность компании.

    При этом важно объяснить своим клиентам, что причиной каких-либо проблем являются обстоятельства, которые не зависят от вас.

письма извинения

Официальное письмо с извинениями должно состоять из нескольких абзацев, содержание которых строго регламентировано. Первый абзац письма должен содержать само извинение (одного извинения на все письмо будет достаточно).

Второй абзац полностью описывает причины и проблемы, по которым возникла текущая ситуация, которая и потребовала письменных извинений.

При этом не следует намеренно занижать масштабы события, называя его маленькой оплошностью или недоразумением.

В случае, даже если ваша организация не считает себя виноватой, это не должно быть заметно в письме. В противном случае весь смысл извинений исчезает, а вина так и остается не заглаженной.

Последний абзац необходимо посвятить огорчению и сожалению по поводу возникшей ситуации. Также можно указать меры, которые были приняты, чтобы подобных ситуаций больше не возникало. Письмо с извинениями клиенту (пример представлен ниже) может также содержать информацию о бонусах, предоставленных дополнительно в качестве извинений.

В заключении можно выразить надежду на то, что подобные ситуации больше не возникнут. Более того, можно упомянуть, что ваша компания надеется, что это никак не повлияет на дальнейшие отношения и сотрудничество.

Наглядные примеры писем с извинениями

В данном абзаце мы наглядно покажем, как должно выглядеть письмо с извинениями клиенту (образец) и письмо с извинениями от организации (образец).

Образец письма с извинениями клиенту

Доброго времени суток, ХХХ!

Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы.

Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке.

В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.

Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.

С уважением, руководитель компании ООО YYY.

Ниже по ссылке вы можете скачать письмо образец с извинениями клиенту.

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210861-qqq-17-m4-pismo-izvinenie

Закон24
Добавить комментарий