Образцы телеграмм поздравительных. Справочно-информационные документы, их составление и оформление

Телеграмма пример заполнения. Справочно-информационные документы, их составление и оформление

Образцы телеграмм поздравительных. Справочно-информационные документы, их составление и оформление

Некоторое время назад люди активно пользовались таким видом сообщения, как телеграмма. В то время не было сотовых телефонов, да и стационарные были далеко не в каждой квартире. Поэтому при необходимости сообщить срочную весть или поздравить близкого человека с праздником многие пользовались почтовыми телеграммами.

В настоящее время, в век высоких технологий, этот вид сообщений утратил свою популярность, но все же не остался забыт. Некоторые люди по-прежнему используют телеграф для поздравления родных и близких с праздниками.

Ведь такой способ в наше время считается необычным и даже оригинальным. Хотите удивить кого-то своим поздравлением? Пришлите ему поздравительную телеграмму – и такой подарок обязательно останется в памяти на долгое время.

Но все же современные жители мегаполисов, а также небольших городков в большинстве не знают, что такое телеграмма и как ее отправить. Данная статья расскажет об этом интересном и практически забытом виде сообщений, каждом варианте и способах отправки телеграммы.

Телеграмма – что это такое?

Определение этого слова звучит так: телеграмма – это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи как внутри страны, так и за рубеж.

Телеграммы делятся на несколько категорий:

  • Правительственная.
  • Простая.
  • Срочная.
  • Заверенная.
  • С уведомлением о вручении.
  • С оплаченным обратным ответом.

Обычно люди пользуются срочными и простыми телеграммами.

Еще в недалеком прошлом каждый ребенок знал, что такое телеграмма. Определение для детей, живущих в мире высоких технологий, можно сформулировать приблизительно так: это письмо на бумаге, которое принесет почтальон и вручит лично в руки.

Правила заполнения бланка телеграммы

При заполнении телеграммы в первый раз могут возникнуть трудности. Ведь что такое телеграмма? Это не простое текстовое сообщение, а слова, которые будут переданы при помощи телеграфа. Поэтому к написанию текста телеграммы следует подойти крайне внимательно. Раньше для этого использовали азбуку Морзе, а в настоящее время для этого используют цифровые технологии.

Необходимо составить ее таким образом, чтобы в ней по возможности не встречалось предлогов, союзов и знаков препинания. В телеграфном способе передачи сообщений их просто не существует.

В случае необходимости поставить какой-либо знак в предложении, его пишут сокращенно буквами. Например, запятая – зпт, точка – тчк, скобки – скб, двоеточие – двтч. А предлоги просто пропускаются.

Поэтому, составляя текст и переписывая его на бланк для телеграммы, необходимо учитывать эти нехитрые правила.

Другие виды телеграфных сообщений в основном используются при необходимости при оформлении каких-либо документов, где обязательно должен быть экземпляр именно такого сообщения.

Как рассчитывается цена телеграммы и срок ее доставки

Стоимость за передачу такого сообщения рассчитывается в зависимости от длины текста, вида телеграммы и дополнительных услуг, прикрепленных к ней.

Оператор считает, сколько слов написано в бланке, учитываются также данные адресата. Количество слов умножается на установленный тариф, и получается сумма к оплате за телеграмму.

Сроки доставки разнятся в зависимости от категории самой телеграммы. В случае если была отправлена правительственная или срочная, через 3 часа она будет доставлена по месту назначения, а простая найдет своего адресата в течение 6 часов.

Последовательность заполнения бланка телеграммы

Заполняя бланк телеграммы, необходимо быть внимательным и не допускать ошибок. Любые исправления, сделанные непосредственно на самом бланке, следует заверить подписью отправителя.

Заполнение бланка следует начать, отметив категорию телеграммы. В случае если категория «простая», то она не указывается.

Следующая отметка на бланке – это вид телеграммы. Она может быть: с вручением в руки, художественная, с доставкой, криптограмма и др. В случае если телеграмма не подходит ни к одному из видов, отметку не ставят.

Следующий пункт в заполнении телеграммы – это написание самого текста сообщения. Он может состоять из двух слов, а может и из нескольких предложений. Главное, при заполнении не забывать о правилах написания знаков препинания.

И последним пунктом является подпись отправителя. Она не является обязательной и при нежелании можно оставить эту графу пустой.

Телеграммы используются не только для поздравлений. Их также используют как доказательство в судебных спорах. Отправленная адресату телеграмма с уведомлением остается как доказательство имеющегося сообщения. Необходимо лишь сохранить копию, заверенную отделением почты, с которой она была отправлена.

Что такое телеграмма с уведомлением? При пометке “телеграмма с уведомлением” отправившему человеку придет отчет о доставке адресату.

В случае если адресат не был найден по указанному адресу, на который она была отправлена, а по справке из ГИБДД он проживает именно по этому адресу, отправителю придет уведомление, что телеграмма не дошла до адресата, в силу его отсутствия по месту проживания.

В этом случае можно смело предъявить в суде копию как доказательство, что вы сделали все возможное для сообщения адресату о важных фактах дела.

Поздравительные телеграммы

Как было упомянуто ранее, телеграммы в настоящее время все чаще используют для поздравления родных и близких людей с праздниками, как оригинальный способ. Такой вид поздравления подходит для любого праздника.

На бланке можно написать искреннее пожелание или шуточное поздравление и послать адресату по почте.

Очень приятно осознавать, что кто-то решил выйти за рамки привычного и поздравить именно вас с праздником таким оригинальным способом.

Но также существуют открытки в виде красивого бланка телеграммы. Они могут быть в честь любого праздника. На 8 Марта на ней нарисованы цветы, новогодняя телеграмма украшена сугробами и символами праздника, и еще много-много различных идей можно встретить, выбирая поздравительный вариант.

Особенно интересными и веселыми могут оказаться шуточные телеграммы. Такой вид поздравления окажется идеальным для людей с чувством юмора и любящих повеселиться.

Самое интересное, что рынок не ограничен в таких предложениях. Они бывают как с уже написанным креативным текстом, так и с пустыми строчками для изложения вашей мысли.

Остается лишь найти идеальную открытку-телеграмму и отправить ее адресату.

Как отправить

Многие люди задаются вопросом, что такое телеграмма и как ее отправить? В первой половине статьи уже дано определение этого вида сообщений, а в следующем разделе будут описаны способы его отправки.

Послать телеграмму можно традиционным способом. Это значит необходимо прийти в ближайшее отделение почты, заполнить бланк и вписать в него текст сообщения, оплатить по установленным тарифам, и дело сделано. Адресат получит ее точно в положенный срок. Если оплатить телеграмму с уведомлением, вы получите сообщение о вручении лично в руки.

Как отправить телеграмму, не выходя из дома

В век интернета было бы странно не иметь возможности отправить телеграмму по Всемирной паутине. В настоящее время создана специальная программа для отправки таких сообщений через интернет. Необходимо лишь зайти на ее страничку и зарегистрироваться, на экране появится электронный бланк. После того как вы его заполните, останется лишь оплатить.

Обычно вариантов оплаты предоставляется несколько. Это может быть списание со счета мобильного телефона, оплата банковской картой или электронными деньгами (например, “Яндекс.Деньги”). После списания необходимой суммы с вашего счета адресат получит телеграмму, а вам придет сообщение о доставке.

Услуги телефонных компаний

Еще один удобный способ отправки сообщения предлагают телефонные компании. При подключении стационарного телефонного аппарата можно дополнить его такой услугой, при помощи которой отправляется телеграмма через телефон. Оплату можно будет совершить одной из предложенных телефонной компанией платежных систем.

Этим способом зачастую пользуются люди, чья профессия подразумевает секреты и тайны.

Например, это могут быть ученые, работающие над новым проектом, журналисты, стремящиеся найти и опубликовать сенсационную новость, или бизнес-партнеры, которым нельзя раскрывать секретов перед своими конкурентами. Что такое телеграмма для каждого из этих людей? Это безопасный способ передачи данных лично в руки.

В некоторых странах, таких как Индия, Дания, Нидерланды, решили полностью отказаться от телеграфного сообщения и на вопрос «Что такое телеграмма?» жителям страны будет сложно ответить.

В нашей стране этот вид сообщений хоть и сбавил обороты, но продолжает существовать. В некоторых случаях существует риск невозможности продолжения работы без общения при помощи телеграммы.

И пока люди пользуются телеграфным сообщением, оно будет существовать еще долгие годы.

Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности.

В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевления и упрощения обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.

Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения.

Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки). Цифры, знаки “+”, “-” и другие в тексте рекомендуется писать словами.

Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите “Подпись”; фамилии без инициалов.

Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи.

Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.

Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные интервалы, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации.

Пример составления и оформления телеграммы.

ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ

МОСКВА РОСТОКИНСКАЯ 7 УПО ПЕТРОВУ

ДОКУМЕНТЫ ОФОРМЛЕНЫ ПРОСИМ ВЫЕХАТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ тчк

МАТВЕЕВА

Невский пр-т, 16,

Санкт – Петербург, 190098

РУСЬТУРЭКС

Начальник отдела Л.Б. Матвеева

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адреса; реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текс и подпись.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Ее текст должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов.

В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению.

Она должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

При передаче телефонограммы вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид документа; после передачи текста нужно записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего ее, номер телефона, дату, время передачи; указываются все знаки препинания. При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы, автора телефонограммы, дату, время приема; во избежание неточностей или ошибок принимающий должен повторить записанный текст телефонограммы передающему лицу.

Пример составления и оформления телефонограммы.

Оргкомитет “Возрождение”Директору ОАО “ЛОГОС”

ТЕЛЕФОНОГРАММА И.В. Смирнову

05.09.2001 №02-65/164

14 час. 15 мин. 144 28 17

Источник: https://odnogrupniki.ru/telegramma-primer-zapolneniya-spravochno-informacionnye-dokumenty-ih/

О порядке организации подготовки и вручения поздравительных адресов, подготовки и отправки поздравительных открыток, телеграмм от имени губернатора астраханской области, распоряжение губернатора астраханской области от 24 января 2006 года №35-р

Образцы телеграмм поздравительных. Справочно-информационные документы, их составление и оформление

В целях упорядочения подготовки и вручения поздравительных адресов, подготовки и отправки поздравительных открыток, телеграмм от имени Губернатора Астраханской области:

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации подготовки и вручения поздравительных адресов, подготовки и отправки поздравительных открыток, телеграмм от имени Губернатора Астраханской области.

2. Управлению организационно-контрольной работы администрации Губернатора Астраханской области (Бородин В.Ю.) обеспечить организацию и контроль за соблюдением Порядка организации и вручения поздравительных адресов, подготовки и отправки поздравительных открыток, телеграмм от имени Губернатора Астраханской области и своевременностью их представления.

И.о. Губернатора Астраханской областиК.А.МАРКЕЛОВ

Порядок организации подготовки и вручения поздравительных адресов, подготовки и отправки поздравительных открыток, телеграмм от имени губернатора астраханской области

УтвержденРаспоряжением ГубернатораАстраханской области

от 24 января 2006 года N 35-р

1. Настоящий Порядок регламентирует организацию подготовки и вручения поздравительных адресов, подготовки и отправки поздравительных открыток, телеграмм от имени Губернатора Астраханской области.

2.

Поздравительные адреса, открытки и телеграммы могут быть направлены органам государственной власти, местного самоуправления, коллективам предприятий, учреждений, организаций, учебных заведений, государственным деятелям, должностным лицам, отдельным гражданам в связи с государственными, профессиональными праздниками, юбилейными датами, общественно значимыми событиями и по особым случаям.

3. Ответственность за организацию подготовки и вручения поздравительных адресов, подготовки, и отправки поздравительных открыток, телеграмм от имени Губернатора Астраханской области возлагается на исполнительные органы государственной власти Астраханской области и структурные подразделения администрации Губернатора Астраханской области (далее – исполнители) согласно приложению.

4. Текст поздравительного адреса, открытки или телеграммы подготавливается соответствующим исполнителем.

В тексте поздравительного адреса должны быть отражены достижения в производственной или иной сфере деятельности, участие в общественной жизни.

Поздравительная телеграмма оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области, утвержденной Постановлением Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309.

5. Текстовая часть поздравительного адреса, открытки, телеграммы визируется редактором управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.

6. Текст поздравительного адреса, телеграммы не менее чем за три рабочих дня до планируемого события, а текст поздравительной открытки не менее чем за десять дней до планируемого события передается исполнителями руководителю администрации Губернатора Астраханской области для согласования.

В сопроводительной записке, направляемой исполнителями руководителю администрации Губернатора Астраханской области, указываются характер события, его точная дата, полное наименование адресата.

7. По решению руководителя администрации Губернатора Астраханской области согласованный текст поздравительного адреса, открытки направляется исполнителями в управление информационных ресурсов администрации Губернатора Астраханской области или в управление делами Губернатора Астраханской области для оформления.

8. Оформленные поздравительный адрес, телеграмма направляются исполнителями в секретариат Губернатора Астраханской области для подписания не менее чем за два рабочих дня до планируемого события, а поздравительная открытка – не менее чем за восемь рабочих дней до планируемого события.

9. После подписания секретариат Губернатора Астраханской области передает поздравительный адрес исполнителям, а поздравительную открытку и текст телеграммы – в отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области для отправки адресату.

10. Исполнители непосредственно обеспечивают организацию вручения поздравительных адресов Губернатором Астраханской области.

11. Исполнители информируют управление организационно-контрольной работы администрации Губернатора Астраханской области о факте отправки открытки и телеграммы в день отправки, о готовности поздравительного адреса – за один рабочий день до планируемого мероприятия.

Приложение. СПИСОК ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ, СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ, ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ ПОДГОТОВКИ И ВРУЧЕНИЯ ПОЗДРАВИТЕЛЬНЫХ АДРЕСОВ, ПОДГОТОВКИ И ..

Приложение

к Порядку

NОтветственные
1.Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, его заместителям, руководителям Администрации Президента Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе, руководителям и членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителям и депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, главному федеральному инспектору по Астраханской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе– референтура Губернатора Астраханской области (государственные праздники, дни рождения)
2.Главам иностранных государств, посольств, торговых представительств, руководителям субъектов Российской Федерации– министерство международного сотрудничества Астраханской области (государственные праздники, юбилейные даты, дни рождения)
3.Членам Правительства Астраханской области, министрам Астраханской области, руководителям исполнительных органов государственной власти Астраханской области, руководителям структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области– секретариат Губернатора Астраханской области (государственные праздники)
4.Руководителям министерств, ведомств Российской Федерации, предприятий, организаций, учебных заведений Астраханской области– исполнительные органы государственной власти Астраханской области (государственные праздники, юбилейные даты, профессиональные праздники, дни рождения)
5.Главам органов местного самоуправления– управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора Астраханской области (государственные праздники, юбилейные даты, дни рождения)
6.Руководителям силовых структур Российской Федерации и области, военачальникам, командирам воинских частей– управление по работе с воинскими формированиями и правоохранительными органами администрации Губернатора Астраханской области (государственные праздники, юбилейные даты, профессиональные праздники и дни воинской славы, дни рождения)
7.Руководителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти– отраслевые исполнительные органы государственной власти Астраханской области (государственные праздники, дни рождения)
8.Руководителям судебных органов– государственно-правовое управление администрации Губернатора Астраханской области (государственные праздники, дни рождения)
9.Активистам ветеранских организаций, руководителям политических партий, профессиональных союзов, общественных и религиозных объединений, религиозных конфессий, национально-культурных обществ и автономий– управление по внутренней политике администрации Губернатора Астраханской области (государственные праздники, юбилейные даты, религиозные конфессиональные праздники)
10.Членам Правительства Астраханской области, руководителям исполнительных органов государственной власти Астраханской области, руководителям структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области– управление кадровой политики и государственной службы администрации Губернатора Астраханской области (дни рождения)
11.Депутатам Государственной Думы Астраханской области– управление законодательных инициатив и взаимодействия с Государственной Думой Астраханской области администрации Губернатора Астраханской области (дни рождения, государственные праздники)

Источник: http://docs.cntd.ru/document/438939868

Составление и оформление справочно-информационных документов

Образцы телеграмм поздравительных. Справочно-информационные документы, их составление и оформление

ФГОУ ВПО МГУТУ

  Московский государственный университет технологии и управления им.  К.Г. Разумовского     

Реферат на тему:

«Справочно-информационные документы»

По предметы : ДУД              

Москва 2011г.

СОДЕРЖАНИЕ  

  • Введение
  • 1. Назначение и состав справочно-информационной документации
  • 2. Составление и оформление справочно-информационных документов
    • 2.1 Докладная и объяснительная записки
    • 2.2 Предложение и представление
    • 2.3 Заявление
    • 2.4 Служебное письмо
    • 2.5 Телеграмма
    • 2.6 Телекс и факсограмма
    • 2.7 Протокол заседания
    • 2.8 Акт
    • 2.9 Справка
    • 2.10 Сводка, заключение и список
    • Список использованной литературы  Приложения
    • Приложение 1 Образец акта
    • Приложение 2 Образец протокола заседания

Введение

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.

), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. м переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

2. Составление и оформление справочно-информационных документов

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись.

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала “Эксперт”).

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделениях и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

2.2 Предложение и представление

Предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

2.3 Заявление

Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях – руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса (“прошу перевести…”, “прошу предоставить отпуск…” и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

2.4 Служебное письмо

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать.

2.5 Телеграмма

Телеграмма (телетайпограмма) – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу “не” опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка- “тчк”, запятая – “зпт”, двоеточие – “двтч”, кавычки – “квч”, скобки – “скб”, номер – “нр”.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.

Знаки “№”, “-“, “+” и др. следует писать словами – соответственно “номер” или “HP”, “минус”, “плюс” и др.

Текст телеграммы заканчивается точкой (“тчк”) и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Источник: http://stud24.ru/pricing/sostavlenie-i-oformlenie-spravochnoinformacionnyh-dokumentov/231036-677168-page1.html

Составление и оформление телеграмм

Образцы телеграмм поздравительных. Справочно-информационные документы, их составление и оформление

Телеграмма – это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телефонной связи.

Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта.

Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Он излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело.

После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Формуляр-образец телеграммы состоит из реквизитов:

  • 1. служебный заголовок;
  • 2. указание категории телеграммы;
  • 3. отметка о виде телеграммы;
  • 4. телеграфный адрес получателя (условный или полный);
  • 5. текст (содержание телеграммы);
  • 6. подпись;
  • 7. регистрационный делопроизводственный номер;
  • 8. дата регистрации;
  • 9. адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело.

Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.

Телефонограмма – это документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи (см. прилож. 7).

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”.

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Она излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Формуляр-образец телефонограммы состоит из реквизитов:

  • 1. наименование учреждений адресанта и адресата;
  • 2. реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
  • 3. номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
  • 4. должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
  • 5. номера телефонов;
  • 6. текст и подпись.

Я написала курсовую работу на тему “Документирование информационно-справочных документов”. В ней я подробно рассмотрела такие важные части делопроизводства, как оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003.

; требование к оформлению реквизитов служебных документов; оформление бланков служебных документов; требование к оформлению основных видов информационно-справочных документов; составление и оформление: справок, докладных записок, объяснительных записок, актов, служебных писем, протоколов, телеграмм, телефонограмм.

Я узнала, что только настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Познакомилась с информационно – справочными документами, которые сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу-вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними.

Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Так же я узнала, что устанавливают два стандартных формата бланков документов, что каждый лист бумаги должен иметь свои определенные поля. Я отдельно рассмотрела, как оформляются и располагаются реквизиты служебных документов.

Конечно же, в наше время с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу секретаря и ускоряют процесс составления документов. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.

Page 3

Перейти к загрузке файла

  • 1. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6. 30-2003 – Введ. 01. 07. 2003 – М., 2003. – 17с.
  • 2. Сборник методических материалов по курсу “Документационное обеспечение управления” М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2009.
  • 3. Березина Н.М. “Современное делопроизводство” – 2008.
  • 4. Корнеев И.К. “Делопроизводство” Москва: Проспект, 2009.
  • 5. Стенюков М.В. “Делопроизводство” – Москва: ЮНИТИ, 2008.
  • 6. Пшенко А.В. “Делопроизводство”: документационное обеспечение работы офиса: пособие для студентов учреждения среднего профессионального образования. – М.: Мастерство, 2008.
  • 7. Сборник методических материалов по курсу “Документационное обеспечение управления” – М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2010.Приложение 1

  Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Источник: https://studwood.ru/1047987/menedzhment/sostavlenie_oformlenie_telegramm

Закон24
Добавить комментарий