Как поставить документы на контроль. Пример работы с новыми возможностями. Все под контролем

Поставить на контроль фрагмент документа можно находясь. Как поставить документы на контроль

Как поставить документы на контроль. Пример работы с новыми возможностями. Все под контролем

Теперь можно поставить на контроль каквесь документ, так и фрагмент документа – статью или главу

В работе каждого пользователя всегда есть несколько важнейших нормативных документов, за изменениями в которых он пристально следит.

С помощью функции “Документы на контроле” в системе можно было следить за изменениями всего документа.

Теперь же для федеральных нормативных документов, у которых есть оглавление, можно поставить на контроль еще и отдельный фрагмент – главу или статью. В случае изменений выбранного фрагмента система сообщит об этом.

В результате пользователи могут по своему выбору отслеживать изменения как документа целиком, так и его отдельных фрагментов. Фрагмент документа достаточно поставить на контроль один раз – и при каждом изменении документа он будет автоматически переноситься в новые редакции. Постановка на контроль фрагмента возможна не только из текста документа, но и из окна оглавления документа.

Посмотреть все документы и фрагменты, поставленные на контроль, можно по кнопке “Избранное” (вкладка “Документы на контроле”). Если в них произойдут изменения, то при входе в систему появится сообщение об этом.

Новая возможность экономит время при работе с системой. С ее помощью вы не пропустите изменения и сможете вовремя учесть их в своей работе.

_____________
* Возможность доступна для информационных банков по федеральному законодательству, кроме ИБ “Эксперт-приложение”

Пример работы с новыми возможностями

Как поставить на контроль статью Налогового кодекса? Найдем ст. 86 НК РФ, которая 1 июля 2014 г. изменяется. В частности, вступают в силу изменения в п.п. 1, 2 в отношении обязанностей банков предоставлять в налоговые органы в течение 3 дней информацию об открытии или закрытии счетов, вкладов (депозитов) не только организаций и предпринимателей, но и физических лиц.

Шаг 1. Поставим ст. 86 на контроль, используя правую кнопку мыши и выбрав пункт “Поставить на контроль”

Шаг 2. В окне укажем, что нужно отслеживать только фрагмент.

Шаг 3. Посмотреть все документы и фрагменты на контроле можно по кнопке “Избранное” ().

Множество задач – одно решение: “Консультант Бюджетные организации”

Система “Консультант Бюджетные организации” поможет вести учет, составлять отчетность, разобраться с налогами и страховыми взносами. Система содержит нормативные акты, консультации, схемы проводок, публикации прессы и книги (см. схему).

Изюминка системы – Путеводители КонсультантПлюс: “Путеводитель по бюджетному учету и налогам”, “Путеводитель по контрактной системе в сфере госзакупок” и “Путеводитель по спорам в сфере госзаказа”. Информация в них постоянно актуализируется.

Среди нового в “Путеводителе по бюджетному учету и налогам”:

  • составление и представление бюджетной отчетности и бухотчетности бюджетных и автономных учреждений за 2013 г.;
  • уплата с 2014 г. налога на прибыль театрами, музеями, библиотеками, концертными организациями, являющимися бюджетными учреждениями;
  • размеры авансовых платежей, предусмотренных получателями средств федерального бюджета при заключении в 2014 г. госконтрактов о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг;
  • отражение в учете казенного учреждения расходов на дооборудование легкового автомобиля газобаллонным оборудованием;
  • начисление в 2014 г. единовременного пособия сотруднице, вставшей на учет в медучреждении в ранние сроки беременности, с применением районного коэффициента;
  • отражение в учете автономного учреждения операций по пожертвованию детскому дому.

Вправе ли организация (индивидуальный предприниматель) воспользоваться освобождением от обязанностей плательщика НДС за предыдущие периоды, если неправомерное применение данным лицом специального режима налогообложения было установлено в ходе налоговой проверки и документы, подтверждающие право на такое освобождение, были поданы после составления акта проверки, но до вынесения решения по ней (п.п. 1, 3 ст. 145, п. 6 ст. 100 НК РФ)?

Шаг 1. В Быстром поиске задайте: ОСВОБОЖДЕНИЕ ЗА ПРЕДЫДУЩИЕ ПЕРИОДЫ СПЕЦРЕЖИМ.

Шаг 2. Первым в списке будет “Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДС”.

Результат. В энциклопедии подробно рассмотрен интересующий вопрос.

Суть проблемы

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН, патентную систему налогообложения), по общему правилу не признаются плательщиками НДС (п. 3 ст. 346.1, п.п. 2, 3 ст. 346.11, п. 4 ст. 346.26, п. 11 ст. 346.43 НК РФ).

Однако, если в ходе налоговой проверки выявлен факт неправомерного использования спецрежима, налогоплательщику могут быть доначислены налоги, в том числе НДС, в рамках общей системы. Тем не менее от обязанностей по уплате НДС налогоплательщики могут быть освобождены. Согласно п. 1 ст.

145 НК РФ, если за три предшествующих (последовательно идущих) календарных месяца сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС не превысила 2 млн руб.

, налогоплательщик может направить в инспекцию по месту учета уведомление о том, что он намерен воспользоваться освобождением от уплаты названного налога, и подать подтверждающие документы, перечень которых приведен в п. 6 ст. 145 НК РФ. Все указанные документы нужно представить не позднее 20-го числа месяца, начиная с которого лицо планирует применять освобождение (п. 3 ст. 145 НК РФ).

Возникает вопрос: может ли налогоплательщик, неправомерно применявший специальный режим налогообложения, воспользоваться освобождением от уплаты НДС за предыдущие периоды, если он представил подтверждающие документы после составления акта проверки, но до вынесения решения по ее итогам?

Точки зрения по ситуации

По данному вопросу существуют две точки зрения. Одну из них выражает Президиум ВАС РФ. Его позицию поддерживают федеральные арбитражные суды и авторы. Некоторые суды кассационной инстанции приходят к противоположному выводу.

Детально разбираемся в вопросе

Позиция Президиума ВАС РФ, изложенная в Постановлении от 24.09.2013 N 3365/13 по делу N А52-1669/2012, заключается в следующем. Налоговым кодексом РФ не предусмотрен порядок реализации права на освобождение от уплаты НДС, если о необходимости уплачивать указанный налог стало известно по окончании мероприятий налогового контроля.

Однако отсутствие такого порядка не означает, что в подобной ситуации налогоплательщик не может реализовать право на применение освобождения от уплаты НДС.

Следовательно, установив неправомерность применения спецрежимов осуществляемой предпринимателем деятельности, инспекция должна учесть, что налогоплательщик уведомил об освобождении от уплаты НДС, и на основании представленных им документов определить, имеет ли он право на это освобождение.

Источник: https://www.adminpz.ru/contracts/postavit-na-kontrol-fragment-dokumenta-mozhno-nahodyas-kak.html

Умный контроль сотрудников. Зачем и как правильно это делать?

Как поставить документы на контроль. Пример работы с новыми возможностями. Все под контролем

Результаты социологических исследований показывают, что около 70% убытков предприятию причиняет халатное отношение сотрудников к выполнению своих служебных обязанностей. Вывод напрашивается сам собой: для улучшения экономических показателей любой компании необходимо свести к минимуму, а в идеале полностью исключить, негативное влияние персонала на её деятельность.

Как это сделать? Ведь труд офисного работника достаточно специфичен. В течение рабочего дня сотрудники выполняют десятки микроопераций: общаются в корпоративных мессенджерах, обрабатывают потоки поступающей по электронной почте корреспонденции, отвечают на звонки, занимаются поиском нужной информации и т. п.

Большую часть времени они проводят за компьютером. Поэтому работодателям бывает непросто контролировать качество работы и объективно оценивать личную продуктивность каждого из них.

Зачем нужна система контроля работы персонала?

1. Выявление ненадлежащего выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей.

Пуская всё на самотёк и не контролируя выполнение поставленных задач, работодатель ставит под угрозу успех собственного бизнеса.

Ведь несвоевременное выявление неэффективных работников приводит к сорванным дедлайнам, прогоревшим проектам, неподписанным контрактам, некачественно выполненным заданиям и другим крайне неприятным последствиям.

2. Выявление прокрастинаторов. Независимо от того, почему сотрудник откладывает выполнение поставленных задач на последний момент, он приносит компании вред.

Во-первых, срыв сроков сдачи проекта может обернуться для работодателя штрафами, неустойками, конфликтами с деловыми партнёрами и, конечно же, подмоченной репутацией.

Во-вторых, если работа делается в последний момент, уже не остаётся времени для проверки, согласования и внесения правок.

3. Контроль при адаптации новичка. Новый сотрудник быстрее включится в рабочие процессы, если ему предварительно объяснят специфику работы, а не предоставят возможность разбираться в этом собственными силами, используя метод проб и ошибок. Руководителю важно знать, как непосредственный начальник общается с новичком.

Рассказывает ли ему, как тот справляется с выполнением поставленных задач? В то же время коммуникации должны быть направлены и в обратную сторону. Поэтому работодателю необходимо отслеживать, задаёт ли новый сотрудник вопросы своему куратору и насколько внимательно он относится к полученным замечаниям.

Независимо от специфики работы новичку важно познакомиться с сотрудниками, наладить с ними неформальные отношения и как можно быстрее влиться в коллектив. Если руководитель не будет контролировать этот процесс, новый работник может ограничиться только узким кругом знакомств.

В результате, у него проявляется адаптационный стресс, что повышает риск формирования напряжённой психологической обстановки в коллективе.

4. Выявление сотрудников, собирающихся уволиться. Накануне ухода в другую компанию работники стараются использовать нынешнее место работы с максимальной пользой.

Они распечатывают резюме на офисном оборудовании, рассылают отклики на объявления о вакансиях с рабочего компьютера и ищут возможность ходить на собеседования в рабочее время.

Увольняясь, около половины «перебежчиков» забирают с собой служебные документы, базы контрагентов, а нередко и конфиденциальную информацию. Поэтому очень важно своевременно выявить сотрудника, собирающегося уйти или поступить непорядочно.

5. Выявление нарушителей трудовой дисциплины. По оценкам специалистов, около 20% работников при удобном случае готовы переступить закон. Поэтому одной из ключевых задач грамотного руководителя является контроль персонала и предупреждение негативного воздействия нерадивых сотрудников на работу компании.

Сюда можно отнести:— нерациональное использование рабочего времени;— выполнение работ на другого работодателя или «фриланс»;— нарушение норм корпоративной культуры;— проявление лояльности к клиентам за вознаграждение с их стороны;— фальсификация отчётов;— использование служебного оборудования и баз данных в личных целях;

— финансовые правонарушения.

6. Контроль производительности сотрудников позволяет своевременно определить проблемы при выполнении тех или иных задач. А вовремя предупреждён – значит, надёжно вооружён.

Как лучше организовать контроль сотрудников?

Для контроля работы офисных сотрудников лучше остановить выбор на программных средствах. Условно их можно разделить на 2 типа:

• ПО, контролирующее качество выполнения сотрудником своих служебных обязанностей;
• Программы, предназначенные для обеспечения информационной безопасности.

Выбрать лучший из этих вариантов практически невозможно. Поскольку для эффективной работы компании нужны оба. Поэтому современный рынок информационных технологий предлагает комбинированные решения. Одним из них является программа CleverControl.

Её функционал позволяет получить детальную информацию о деятельности персонала на протяжении рабочего дня. Ведь сам факт нахождения сотрудника в офисе не означает, что всё это время он продуктивно работает, а не серфит в интернете.

CleverControl помогает определить, какой процент рабочего времени работник использовал для решения бизнес-задач, а сколько прокрастинировал на развлекательных сайтах и в социальных сетях. Программа собирает информацию обо всех URL-адресах, отслеживает время и продолжительность посещения веб-ресурсов.

Программный продукт оснащён набором функций, которые позволяют записывать все нажатия клавиш, клики компьютерной мыши и поисковые запросы в различных программах, приложениях и веб-браузерах. Также CleverControl способен мониторить обмен сообщениями в 20-ти популярных мессенджерах.

Каждый раз, когда меняется URL или активное окно, программа делает скриншот экрана. Помимо этого, с помощью подключённого к компьютеру микрофона она может записывать звуки, а через веб-камеру следить за всеми происходящими в офисе событиями и делать снимки, соответствующие настройкам пользователя.

Сервис не только отслеживает использование программ и приложений, но и фиксирует случаи применения внешних накопителей информации. Программа также контролирует тип документов и количество страниц, отправленных на печать. Это позволяет оптимизировать расходы на обслуживание принтера, выявить случаи нецелевой печати и утечку конфиденциальной информации в виде распечатанных документов.

CleverControl обеспечивает просмотр от 1 до 16 экранов одновременно. На основе собранных данных программа формирует подробные отчёты, которые подаются в виде удобных графиков и диаграмм. Руководитель может посмотреть их в удалённом режиме из любой точки мира.

Организовывая контроль за работой персонала, важно не переусердствовать. В противном случае вы можете утратить атмосферу доверия и рискуете потерять лояльность сотрудников. Поэтому не забудьте поставить их в известность о проведении контроля. Постарайтесь донести до них важность этих мероприятий и заранее оговорите наказание за противоправные действия.

Источник: http://hr-elearning.ru/umnyy-kontrol-raboty-sotrudnikov-sistema-kontrolya-raboty-personala/

Контроль исполнения документов

Как поставить документы на контроль. Пример работы с новыми возможностями. Все под контролем

Чем старше компания, тем тяжелее руководителю единолично отслеживать исполнение своих поручений.

Если раньше было достаточно записи в ежедневнике или даже собственной памяти, то по мере увеличении штата никакой ежедневник не спасет, и директор постепенно упускает из своих рук нити эффективного управления.

Каждый день отписываются десятки писем и служебных записок, издаются приказы и указания, назначаются ответственные исполнители. А всё ли выполняется?.. Так постепенно вырастает организовать в компании контроль исполнения документов.

Хорошо, когда контроль вводится постепенно, по мере необходимости. Гораздо сложнее организация контроля документов в компании с уже сложившейся традицией делопроизводства.

Кто контролирует

В крупных организациях, где работает не одна сотня человек, контролем исполнения документов занимается или специальный сотрудник канцелярии, или рабочая группа в составе этого отдела. В особых случаях создается отдельное структурное подразделение. Оно может подчиняться непосредственно генеральному директору или работать в составе службы ДОУ.

В небольшой компании функции контроля может взять на себя секретарь или офис-менеджер.

Свести на нет проблему организации контроля исполнения документов может внедрение в организации системы электронного документооборота.

За пару кликов руководитель может получить полный отчет, каким бы большим ни был вверенный ему коллектив. Однако этот выход доступен не всем: СЭД довольно дорогое удовольствие, да и ее внедрение не всегда оправдано.

Поэтому далее в статье мы рассмотрим методы организации контроля документов, так сказать, вручную.

Что контролировать

Контроль начинается с резолюции руководителя. Она содержит фамилию исполнителя, задачу и срок ее выполнения. Контролер должен проследить, чтобы задание было выполнено в назначенный срок.

Как контролировать: начинаем с малого

Чтобы не шокировать персонал внезапным внедрением новой системы контроля (что неизбежно повлечет за собой недовольство, временное снижение качества работы и т.п.), начнем с малого: с постановки на контроль лишь части документов. Что именно контролировать – решает руководитель.

Итак, руководитель дает указание взять на контроль определенное входящее письмо. Например, он делает это в резолюции:

Секретарь делает отметку на самом письме. Лучше всего с помощью особого штампа:

Этот штамп принято проставлять на верхнем поле документа, ближе к правому краю.

Отметка о контроле ставится также в журнале (или системе) регистрации входящих документов. Можно добавить к стандартным графам таблицы следующие:

— Исполнитель

— Срок исполнения

— Отметка о снятии с контроля

Журнал регистрации у секретаря всегда перед глазами, потому и срок исполнения поставленных на контроль документов он вряд ли пропустит.

Обратите внимание: поставить на контроль можно только зарегистрированные документы!

За два-три дня до срока нужно напомнить исполнителю о задании. Если оно уже сделано – поставить соответствующую отметку. Если на выполнение задачи требуется больше времени, чем отвел директор, необходимо по согласованию с ним продлить срок исполнения.

Постепенно на контроль будет браться все больше документов, служебных записок, указаний… Так за год-полтора система контроля исполнения документов приживается в организации.

Контроль исполнения документов: работаем в полную силу

Служба контроля (ответственное лицо, рабочая группа, специальный отдел) должна отследить срок исполнения каждого документа, получившего резолюцию директора. Очевидно, что контролеры будут тесно связаны с секретарями должностных лиц, которые будут вносить сроки исполнения документов и отметки о снятии с контроля в электронные журналы.

Контролеры периодически предоставляют первому лицу компании данные об исполнении документов. С какой частотой происходит информирование, решается вместе с руководителем.

Вариантов много: раз в месяц, раз в квартал, полугодие, год… Мы рекомендуем делать ежемесячную и ежегодную сводку.

Ежемесячную для оперативного принятия мер, ежегодную – для информирования о качестве работы подразделений и исполнителей в целом.

Помимо этого, служба контроля еженедельно предоставляет данные об исполнении заданий начальникам структурных подразделений. Каждый понедельник руководитель отдела получает служебную записку примерно такого содержания:

Прошу обратить внимание на истекшие сроки исполнения документов в период 09 – 13 июля 2012 года:

Прошу взять объяснение с Конкина В.П. по факту невыполнения поставленных задач и обеспечить их выполнение до 18.07.2012.

Начальник службы контроля         ПИСАРЕВА            Писарева Е.Н.

На практике даже вручную делать это все не так уж и сложно. Главное – не запускать и мониторить электронную базу ежедневно.

Для чего нужен контроль

Контроль исполнения документов не будет иметь смысла, если будет производиться без цели. Неисполнение поставленной руководителем задачи не должно просто констатироваться. Да, не сделал. Ну и что?

Контроль исполнения документов – вспомогательный процесс для оценки качества работы подразделения и каждого сотрудника лично. На его результаты руководство опирается, чтобы выявить лучших работников, распределить бонусы и т.п. Некоторые компании кладут данные контроля в основу ежемесячного (поквартального, годового) премирования.

Image by digitalart / www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2866

Контроль продаж (тренды, примеры, инструменты 2019)

Как поставить документы на контроль. Пример работы с новыми возможностями. Все под контролем

Контроль продаж не возможен без настроенной CRM-системы, прослушки звонков, карты рабочего дня, 6 главных отчетов и мессенджеров, которые ускоряют процесс коммуникации между менеджерами и руководителем отдела.

Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.

Читайте в статье:

  • Контроль продаж: карта рабочего дня
  • Контроль продаж: мессенджеры
  • Контроль продаж: отчет «План оплат на неделю»
  • Контроль продаж: отчет «План оплат на завтра»
  • Контроль продаж: отчет «Факт оплат за сегодня»
  • Контроль продаж: dashboard на текущую дату
  • Контроль продаж: лидогенерация, сделки, аналитика
  • Контроль продаж: прослушка звонков менеджеров
  • Контроль продаж: служба контроля качества
  • Контроль продаж: заключение
  • Контроль продаж: кейс

Чтобы улучшить работу отдела продаж, необходимо правильно распределять рабочее время менеджера. У сотрудника должен быть график, в какое время и как долго он должен выполнять определенную задачу.

Чтобы эффективно нагрузить менеджера, сначала составьте карту его рабочего дня. Благодаря ей вы будете знать:

  1. Сколько времени конкретный сотрудник тратит на выполнение определенной задачи;
  2. Какие бизнес-процессы можно упростить или, наоборот, усилить контроль за их исполнением,
  3. Сильные и слабые места продавцов,
  4. График работы опытных сотрудников.

Проанализируйте, сколько время и на какие задачи (внутренние, задачи по продажам, задачи сопутствующие им и личные) тратит ваш менеджер. Далее структурируйте деятельность продавца и организуйте контроль.

В график менеджера включите следующие задачи:

  • Звонки по теплым и горячим клиентам,
  • Холодные звонки,
  • Проведение встреч,
  • Составление отчетов,
  • Отправление писем,
  • Выставление счетов.

Важно, чтобы в отведенное на конкретную задачу время, менеджер  заниматься только ей.

Часто в отделах продаж уже внедрены какие-то системы коммуникаций и контроля:CRM, Skype, электронная почта, общая группа в социальных сетях и пр. Но сотрудники не всегда находятся возле компьютера. Чтобы получить доступ к определенной информации или ответить быстро на вопрос, нужно заходить в саму систему.

Особенно это неудобно для руководителя, который часто находится на встречах или в командировках.

Сегодня современные способы коммуникации предоставляют массу возможностей обеспечить контроль промежуточных результатов и наладить быстрые коммуникации в отделе, даже когда сотрудники находятся в разных географических точках.

WhatsApp/Telegram/Viber и другие мессенджеры хорошо подходят для контроля отдела продаж по промежуточным результатам. Их не заменяет CRM или другие формы контроля.

Основное преимущество таких приложений — быстрый доступ к информации. Все члены команды могут видеть результаты друг друга и сравнивать со своими.

В крупных компаниях такого рода решения используются как дополнительный элемент общения. В компаниях поменьше такая система контроля также может быть внедрена как управленческий элемент.

Как можно использовать мессенджеры:

  1. Оставить просьбу позвонить клиенту,
  2. Мотивировать продавцов,
  3. Обсуждать план работ по покупателю,
  4. Отметить тех, кто пришел в офис,
  5. Отправить промежуточную отчетность.

Контроль явки на работу

Мало у кого есть возможность вести учет рабочего времени с помощью камер или электронных ключей. Функции геолокации в мобильном телефоне позволят сотрудникам отправить вам свое месторасположение. Таким образом, вы всегда сможете проверить, кто на рабочем месте. а кто нет. Это существенно сокращает количество опозданий.

Отчет по продажам «План оплат на неделю» предоставляется руководителю отдела (РОП) каждым продавцом ежедневно.

Изначально такая таблица заполняется в конце недели перед планируемой и затем актуализируется каждый день.

Отчет «План оплат на неделю» представляет собой сквозную форму контроля, на основании которой РОП принимает своевременные управленческие решения. Документ сигнализирует о состоянии продаж подчиненного по pipeline. И если заявленные на определенную дату клиенты не оплачивают, у начальника подразделения есть возможность быстро изменить ситуацию.

Обратите самое пристально влияние на столбик «Когда оплатит». Нередко эта графа является предметом жарких пререканий между персоналом и РОПом.

Сотрудник может заявлять, что проставить точную дату довольно сложно. Руководитель в свою очередь должен твердо настаивать на ее присутствии.

Такая мера самым серьезным образом дисциплинирует менеджера и вынуждает его совершать действия по своевременному закрытию сделки.

Отчет «План оплат на завтра» является результатом декомпозиции предыдущего сводного документа. Заполняется вечером дня, которые предшествует планируемому.

По сути, именно на основании данных, которые попадают в эту форму, ежедневно корректируется «План оплат на неделю». В отчете «План оплат на завтра» содержатся самые ценные прогнозные сведения, которые позволяют вовремя корректировать продажи персонала.

РОП должен скрупулезно отслеживать динамику статусов каждой сделки по принятой системе дедлайнов и ежедневно контролировать выполнение недельного плана.

Ежедневный отчет «Факт оплат за сегодня» по форме почти что аналогичен «Плану оплат на завтра».

Отличие состоит в том, что тут действие происходит в реальном времени. По механике исполнения «Факт оплат за сегодня» заполняется дважды в день. Например, в 12:00 и в 16:00. Для оперативности этот вид контроля может осуществляться даже через мессенджер.

Его наличие усиливает основные функции уже описанных документов

  • Контроль продаж
  • Стимулирование сотрудников
  • Создание здоровой конкуренции в отделе
  • Формирование «спортивного» интереса
  • Фиксация результатов для победы во внутренних соревнованиях/конкурсах (если таковые проводятся)

Отчет «Доска на текущую дату» так называется именно потому, что должен быть доступно визуализирован и выставлен на общее обозрение.

  1. Ставим данные менеджера
  2. Вычисляем процент выполненного плана на текущий день. Он представляет собой чуть ли не самую главную и полезную цифру для контроля продаж в этой таблице. Его следует считать формуле:

Факт на текущий момент / (План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце * количество отработанных дней за месяц)* 100

Цифра, полученная в результате таких расчетов, покажет всем, насколько будет выполнен индивидуальный план продавца к концу месяца, если он продолжит двигаться с той же скоростью. Очевидно, что с сотрудниками, которые не дотягивают до 100%, необходимо поработать, чтобы скорректировать их текущую активность.

Эту формулу можно адаптировать и с учетом сезонности, сферы бизнеса и т. д. Расчет по ней легко настроить в Excel.

  1. Проставляем каждый день в абсолютном значении объем выручки конкретного менеджера.
  2. Осуществляем контроль промежуточных итогов, сколько осталось выполнить до конца текущей недели.
  3. Указываем план, установленный на месяц.
  4. Статично определяем количество рабочих дней в месяце.
  5. Заполняем цифру по прошедшим дням месяца.
  6. План до конца недели представляет собой сумму цифр из 3 и 4 столбцов. Это число — результат сложения закрытой на текущую дату суммы и плана до конца текущей недели.
  7. Заполняем ежедневно количество прошедших рабочих дней.

Цифры можно отмечать по системе «Светофор».

  • Красным — кто сделал план меньше 80%,
  • Желтым — выполнение плана от 80 до 100%,
  • Зеленым — свыше 100%.

Эти данные может предоставить СRM-система.

Самым эффективным средством контроля продаж является CRM-система. Корректное внедрение ее функций и использование потенциала на полную мощность позволяет осуществлять мониторинг и управление работой по ключевым направлениям. Контроль продаж — не только проверка выполнения задач, поставленных перед продавцами, с помощью отчетности. Это еще несколько направлений:

1. Контроль процессов лидогенерации

► Получение лидов из всех имеющихся источников, если настроена интеграция CRM с сайтом, блогом и лендингами с продуктами. У каждого лида есть стоимость. CRM в данном случае осуществляет контроль за оптимальным расходованием ресурсов на привлечение трафика.

► Сегментация лидов по степени «теплости»: горячие, теплые, холодные. Это важно для дальнейшего перераспределения.

► Автоматическое перераспределение лидов среди сотрудников. Это позволяет сделать скоринг по критерию «теплости». «Горячие» и «теплые» лиды отправляются самым лучшим и опытным, «холодные» — провинившемся и новичкам.

► Анализ конверсии по группам лидов. Критерии могут быть разные: ниша, продукт, источник поступления лида и т.д.

2. Контроль работы по сделкам

► Переписка с контрагентом ведется прямо из CRM и там же фиксируется. В результате все заинтересованные лица в курсе происходящего. Всегда можно вывести из тупика зашедшие туда переговоры, вмешавшись в процесс или просто назначив другого менеджера.

► Коммерческое предложение и счет формируется и отсылается через CRM. В результате РОП всегда знает, что предложено, на какую сумму. И самое главное, предложение, которое получил покупатель, соответствует протестированному шаблону.

► Можно анализировать статусы сделок каждого продавца по pipeline. На основании этих данных происходит своевременная постановка и коррекция задач для менеджеров.

3. Контроль аналитических данных и отчетности

► Из CRM легко добываются данные для составления ABCXYZ-анализа. В ней содержатся данные по всем отгрузкам в разрезе контрагентов и продуктов.

► Осуществляется контроль эффективности каналов коммуникации и лидогенерации. Это важно для того, чтобы в будущем сосредоточиться на самых действенных и корректировать маркетинговые бюджеты.

► И, как уже было сказано, качественная настройка автоматизированной системы под свои нужды позволяет получать отчеты по сотрудникам, воронкам, новым и старым клиентам и т. д.

Сбор и обработка информации в одной системе позволяет обеспечить тотальный контроль продавцов, движения потенциальных покупателей по воронке и вовремя принимать решения, которые обеспечат рост продаж.

Для максимального контроля CRM должна быть интегрирована с IP-телефонией. Эта мера дает еще больше инструментов, так как можно:

  • отслеживать количество звонков,
  • формировать списки для автодозвона,
  • записывать разговоры сотрудников и покупателей.

Такая автоматизация дает РОПу дополнительные возможности контроля:

  • какую выручку уже обеспечил клиент,
  • количество взаимодействий с покупателями прежде чем была совершена сделка,
  • что обсуждали при последнем звонке или каким была последняя точка касания,
  • сколько и какие письма были отправлены,
  • по каким продуктам были высланы коммерческие предложения,
  • ответы клиента,
  • комментарии к конкретному звонку.

Контроль по этим точкам помогает руководителям и их подчиненным быстрее выявлять проблемы клиента и предлагать ему правильные решения за счет точечных предложений продукта или услуги.

Контроль продаж – это еще и наблюдение за тем придерживаются ли сотрудники технологических и методических стандартов труда продавца в компании. Эти стандарты должны быть собраны и детально описаны в навыковой модели предприятия.

Затем составляется чек-лист с навыками, необходимыми для закрытия сделки, так называемый, лист развития. По нему сотрудник службы качества отслеживает отработку этих навыков продавцом во время звонка, проставляя напротив каждого из них либо «0», либо «1». «0» — не применено, «1» — применено.

Листы заполняются по каждому менеджеру 2-3 раза в месяц и собираются в папки развития для контроля динамики качества. После этого уже можно работать с каждым продавцом в отдельности по конкретным навыкам, применение которых вызывает у него затруднения.

Итак, для организации качественного контроля продаж необходимо применить несколько разных инструментов. Начните с составления карты рабочего времени менеджеров, чтобы понять, как оно распределяется сейчас и предпринять при необходимости какие-то реформы.

Обязательно внедрите в рабочий процесс мессенджеры для быстрой коммуникации с сотрудниками. Это поможет контролировать трудовую дисциплину, а также быстро получать информацию по промежуточным результатам.

Контроль продаж также связан с ведением отчетности. Базовыми для менеджера будут:

  • план оплат на неделю
  • план оплат на завтра
  • факт отплат за сегодня

Безусловно, настроить контроль проще, если в отделе продаж внедрена CRM, а также есть IP-телефония, интегрированная с системой. Тогда можно контролировать процессы лидогенерации, на каком этапе находятся сделки, получать аналитику и отчетность, также наладить прослушку звонков (конечно, при условии, что в компании прописаны регламенты и есть скрипты).

Екатерина Уколова
Управляющий партнер «Oy-li»

Помогите нам делать статьи еще качественнее. ПОСТАВЬТЕ ОЦЕНКУОЦЕНИТЕ Загрузка…

Источник: https://blog.oy-li.ru/kontrol-prodazh/

Контроль исполнения поручений #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Как поставить документы на контроль. Пример работы с новыми возможностями. Все под контролем

Алексей Афанасьев, директор по качеству компании «�нтерТраст»

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

●  проставляться РІ РІРёРґРµ резолюций РЅР° внутренних Рё входящих документах (например, РЅР° докладных записках Рё письмах);

●  быть сформулированы РІ распорядительных документах коллегиальных органов (РІ протоколах) Рё единоличных органов управления (РІ приказах Рё распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее.

Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль.

Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1).

Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением �гнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Пример 1

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней.

Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ.

А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

●  само поручение,

●  СЃСЂРѕРє исполнения,

●  конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение.

В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=3239077

Закон24
Добавить комментарий