Что такое номенклатура пкм. Как составить номенклатуру дел. Пример сводной номенклатуры

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Что такое номенклатура пкм. Как составить номенклатуру дел. Пример сводной номенклатуры

В данной статье мы поговорим о том, каков порядок разработки, а также утверждения сводной номенклатуры дел предприятия. В следующей публикации вы найдете образец номенклатуры дел. От того, насколько грамотно составляется данный документ, зависит ведение делопроизводства в целом.

Зачем организации необходима номенклатура дел

Номенклатура дел – перечень заведенных в организации дел, который составлен по установленной форме и также определяет сроки хранения документации. Данный документ весьма полезен в делопроизводстве, так как благодаря ему работа с документацией может быть организована наиболее рационально. Номенклатура позволяет:

  • Осуществить группировку документов в делах в соответствии с определенной системой, благодаря этому удается обеспечить сохранность документации и оперативный ее поиск при необходимости.
  • Использовать при регистрации документов, каждому из которых присваивается регистрационный номер в соответствии с индексами дел и разработанной системой классификации.
  • Использовать ее в качестве основного документа при отборе дел для того, чтобы сдать их в архив, а также при отборе дел, у которых уже истек срок хранения, для их последующего уничтожения.
  • Применять ее в качестве учетной документации для дел с временными сроками хранениями, что позволяет не составлять никаких дополнительных описей.
  • Использовать ее как основу для составления описей для дел с долговременным и постоянным хранением в архивном деле, а также для создания актов для уничтожения документов.

Становится очевидно, что номенклатура дел многофункциональна, а потому нужна абсолютно каждой организации для ведения ее повседневной деятельности и упорядочения ее делопроизводства.

Это особенно актуально для государственных органов и муниципальных предприятий, которым приходится передавать свою документацию в государственные и муниципальные архивы.

А для нотариусов, акционерных обществ и других подобных организаций номенклатура дел составляется обязательно в соответствии с нормативными требованиями.

Даже если у вас совсем небольшая фирма, все же специалисты рекомендуют разработать для нее номенклатуру дел, так как это будет способствовать рациональному ведению делопроизводства, благодаря чему вы существенно облегчите свою работу, связанную с вопросами основной деятельности. И даже если со временем объем документальной массы в вашей компании существенно вырастет, это не станет для вас проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел можно разработать двумя способами.

  1. Самостоятельно, то есть силами самой организацией. Положительные моменты здесь такие: вы сможете максимально подстроить всю систему под нужды организации, так как никто лучше сотрудников не может знать всю ее специфику, в том числе образующиеся документы, принятую схему работы с ними. Но есть и отрицательные моменты: такая работа весьма трудоемка, а кроме того, если у разработчиков не имеется достаточного опыта, то номенклатура может получить с ошибками.
  2. Составление номенклатуры дел можно поручить специализированной компании, для чего заключается соответствующий договор на оказание услуг. Среди положительных моментов такого решения, несомненно, следует отметить то, что вы существенно сэкономите время, а в результате получите грамотный и качественный документ. А отрицательным моментом может стать то, что такой способ не гарантирует составление наиболее рациональной системы работы с документацией организации.

Опытные специалисты рекомендуют отдавать предпочтение первому варианту. Номенклатуру дел предпочтительнее составлять силами самой компании, даже если в результате документ будет иметь определенные недостатки.

Правила разработки просты для понимания, а наиболее сложным этапом составления документа является аналитическая работа по систематизации заголовков, а также все, что касается определения сроков хранения всего перечня документов.

Нередко при изучении номенклатуры различных компаний, которая составлена при помощи даже высококвалифицированных специалистов со стороны, сразу же становится ясно, что документ безупречен с точки зрения соответствия нормативам.

Однако если говорить о практической стороне вопроса, то могут иметь место различные несоответствия, например, например, в связи с неправильным подбором статей из перечня документов могут быть указаны не те сроки хранения документации.

Кроме того, могут встречаться несколько странные формулировки заголовков, некорректное объединение или наоборот разделение различных дел.

Пояснить причину можно на постороннем примере. Специалист со стороны может сразу же осознать, что в документах речь идет о бумаге. Однако, для того, чтобы определить, какой сорт бумаги имеется в виду: наждачная, туалетная или картон, необходимо изучить вопрос более глубоко и подробно.

В то же время для сотрудников компании все эти тонкости очевидны, так как они сталкиваются с ними ежедневно.

В связи с такими неточностями как раз и могут возникнуть неудобства в использовании подобной номенклатуры в процессе текущего делопроизводства, а также при подготовке документации для сдачи в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работу необходимо проводить на основании нормативно-методических документов. Составлением номенклатуры дел должна заниматься служба делопроизводства, это может быть общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п.

Для начала следует определиться с составом образующихся в организации документов.

Необходимо изучить устав компании и ее структуру; положения, касающиеся ее структурных подразделений и прочую документацию, которая регламентирует деятельность организации.

Также необходимо будет изучить отчетные и плановые документы компании, а помимо этого будет полезным знакомство с номенклатурой дел за предыдущий период.

Принято считать, что сводную номенклатуру дел предприятия составляют на основании номенклатур структурных подразделений, которые сначала согласовываются с ведомственным архивом.

В связи с отсутствием времени и надлежащей квалификации сотрудники отделов практически не имеют возможности для составления такого документа. Именно поэтому большую часть работы поручают специалисту, ответственному за создание сводного документа.

Идеальным вариантом будет представление в службу делопроизводства списков с названиями всех дел от каждого структурного подразделения.

Необходимо, чтобы в документе нашли отражение все документируемые участки.

Зачастую сотрудники отделов возражают против создания номенклатуры, утверждая, что все необходимые документы и так находятся у них под рукой.

Однако в соответствии с правилами необходимо, чтобы заголовки всех заводимых дел были внесены в номенклатуру. Исполненные же документы должны быть сформированы в дела в соответствии с общей системой.

Как уже было сказано, наиболее сложной частью работы при создании номенклатуры является правильная формулировка заголовков дел, их систематизация и проставление сроков хранения, а кроме того необходимо будет сделать ссылки на соответствующие статьи в перечне документов. Мы поговорим об этом подробнее в другой публикации, когда будем рассматривать конкретные примеры составления номенклатуры дел в организации.

Сводную номенклатуру дел необходимо оформлять на общем бланке компании, причем основная часть имеет вид таблицы с названиями граф в соответствии с регламентом.

Далее в соответствии с нормативными требованиями следует провести утверждение данного документа. Основные этапы утверждения номенклатуры таковы:

  • должностное лицо, ответственное за архив организации, должно завизировать документ;
  • затем руководитель службы делопроизводства должен подписать его;
  • далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией организации, для чего потребуется составлениепротокола заседания экспертной комиссии,
  • затем номенклатуру следует направить на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию подходящего архивного учреждения, что происходит как минимум раз в пять лет, однако данный этап может быть пропущен, если предприятие не осуществляет передачу документации на государственное хранение;
  • далее руководитель предприятия утверждает номенклатуру дел, что отражается в соответствующем грифе на самом документе или же представляет собой приказ об утверждении номенклатуры дел).

Типичной ошибкой многих является перемена местами двух последних этапов. Следует быть внимательными, чтобы не допускать ее. Дело заключается в том, что государственный архив вправе требовать внесения изменений в номенклатуру дел. Поэтому после утверждения документа уже поздно проводить согласования с кем-либо.

Правила таковы, что номенклатура дел предприятия должна составляться в трех-четырех экземплярах, которые будут храниться таким образом:

  • документ постоянного хранения должно храниться в службе делопроизводства;
  • еще один экземпляр хранится в государственном архиве (если же отсутствует согласование с проверочной экспертной комиссией соответствующего архива, то данный экземпляр не требуется);
  • третий экземпляр документа должен лежать в архиве предприятия;
  • остается еще один рабочий экземпляр, который лучше всего разместить так, чтобы к нему был свободный доступ у всех сотрудников компании, или же держать в электронном виде.

Текущая работа с номенклатурой дел

После того как номенклатура дел утверждена, каждое из структурных подразделений должно получить выписки из нее или информацию о местонахождении электронной формы данного документа, которым можно будет пользоваться в процессе работы.

Разработка сводной номенклатуры дел предприятия на новый год производится в четвертом квартале текущего года.

В связи со значительными изменениями структуры или функций компании может быть составлена новая номенклатура, что особенно актуально для государственных органов. Это означает, что необходимо будет в установленном порядке провести процесс утверждения номенклатуры, включая такие этапы как согласование с проверочной экспертной комиссией в архивном учреждении.

Если глобальные изменения не проводились, в конце года достаточно лишь уточнить номенклатуру дел. При необходимости можно добавить вновь заведенные дела или же удалить те, которые больше не нужны. Кроме того, можно отредактировать наименования заголовков дел и т.п. Подкорректированная номенклатура дел должна вводиться в действие с первого дня нового года.

После того как делопроизводственный год будет завершен, необходимо будет в установленной форме составить заключительную запись о количестве и категории дел, которые были заведены в организации.

Итак, мы закончили рассмотрение основных моментов, касающихся составления номенклатуры дел в организации. С продолжением данной темы вы сможете ознакомиться в следующих публикациях, где мы представим образец номенклатуры дел, который станет отличной иллюстрацией для изложенной здесь информации по созданию данного документа.

Источник: https://delo-pro.ru/nomenklatura-del/nomenklatura-del-organizacii-sostavlenie-i-utverzhdenie.html

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, Методические рекомендации Росархива от 05 августа 2005 года

Что такое номенклатура пкм. Как составить номенклатуру дел. Пример сводной номенклатуры

УТВЕРЖДАЮРуководитель РосархиваВ.П.Козлов

5 августа 2005 года

СОГЛАСОВАНОЗаместитель начальникауправления комплектования,организации услуг и архивных технологий,начальник отдела комплектования РосархиваТ.А.Мещерина4 августа 2005 года

Общие положения

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел (далее – методические рекомендации) имеют своей задачей оказать помощь специалистам организаций при упорядочении или совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности.

Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела, учитывают использование в ДОУ компьютерных информационных технологий.

Методические рекомендации предназначены для использования работниками служб ДОУ и архивов органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических лиц независимо от форм собственности, имеющих в своем подчинении организации, учреждения, предприятия (далее – организации) с однородными функциями и однотипным составом документов, при разработке примерных номенклатур дел для этих организаций.

1.1. Основные понятия

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения – систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Примерная номенклатура дел – номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.

Типовая номенклатура дел – номенклатура дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

1.2. Основные задачи примерной номенклатуры дел

Примерная номенклатура дел предназначена для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру, организовать хранение и учет документов и дел.

Примерные номенклатуры дел отражают схему документирования деятельности ряда организаций, их однородных функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций.

Примерная номенклатура является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.

Примерная номенклатура дел способствует унификации структуры систем документирования различных организаций и их сопоставимости в условиях информатизации.

Примерная номенклатура дел является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций.

Однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры формирования дел, т.е. построения примерных номенклатур дел.

В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций.

В примерных номенклатурах программируется наиболее эффективная систематизация дел, информативность наименований, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.

При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации.

В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде, о чем делается соответствующая отметка в графе “Примечания”.

В результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению номенклатур дел.

Источник: http://docs.cntd.ru/document/420379716

Номенклатура дел

Что такое номенклатура пкм. Как составить номенклатуру дел. Пример сводной номенклатуры

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Понятие и назначение номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Номенклатура дел организации образец и бланк

Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.

Номенклатура дел образец скачать, Word.

Бланк итоговой записи скачать.

Образец итоговой записи скачать в формате Word.

Источник: https://blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html

Типовая номенклатура дел для ООО примеры

Что такое номенклатура пкм. Как составить номенклатуру дел. Пример сводной номенклатуры

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

  • приказы;
  • учредительные документы;
  • инструкции по отдельным должностям;
  • входящие бланки;
  • исходящие документы;
  • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Бланк номенклатуры дел

Образец заполнения номенклатуры дел

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-organizacii-obrazec

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Порядок утверждения номенклатуры

Как оформлять заголовки дел

Где взять образец номенклатуры дел

Итоги

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.

В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.

2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации.

Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.

Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Источник: http://k-p-a.ru/tipovaya-nomenklatura-del-dlya-ooo-primery/

Инструкция по составлению номенклатуры дел – СИЗ, нормы, инструкции

Что такое номенклатура пкм. Как составить номенклатуру дел. Пример сводной номенклатуры

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года.

Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

  1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах,которые подлежат исключению из номенклатуры.

  2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

  3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

  4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

  5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

  6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

  7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки.

Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.

В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

Источник: http://rossiz.ru/instruktsiya-po-sostavleniyu-nomenklatury-del/

Закон24
Добавить комментарий